¿Necesito un SGA?

Hoy en día es una pregunta que se realizan muchas pequeñas y medianas empresas, incluso alguna grande.

Empecemos por definir que es ese termino, se denomina así a los programas informáticos destinados a gestionar la operativa de un almacén. Proviene de la traducción del término inglés “WMS” (Warehouse Management System).

Los sistemas de gestión del almacén (SGA) se han convertido en la pieza esencial para conseguir un funcionamiento adecuado de los almacenes, tanto de las pequeñas como las medianas empresas, pues se consiguen un conjunto de beneficios que suelen ser más importantes para la compañía que la inversión que les representa.

Detectar la necesidad de un SGA es un ejercicio sencillo para la mayoría de los responsables de almacenes, pese a ello nosotros hemos desarrollado a continuación una breve metodología que nos permita acometer este proyecto en cualquier compañía de una manera eficaz:

Identifique los problemas de funcionamiento de su almacén. Podemos hablar de cuatro grandes bloques de problemas que podemos encontrar de manera habitual en un almacén:

  •  Precisión del inventario.- Los problemas que suele generar la falta de precisión del inventario son: el exceso de inventario, la pérdida de productos dentro del almacén, la pérdida desconocida  y los errores en el picking.

                                                               i.      Indicador: % de diferencias de inventario.

 

  • Nivel de servicio al cliente.- Los problemas de servicio al cliente, vendrán marcados por no enviarles la mercancía solicitada o por enviársela de manera errónea. Tenemos por lo tanto dos causas:

 

  1. Roturas de stock.- Consecuencia de esa falta de precisión del inventario en muchas ocasiones no nos aprovisionamos de manera adecuada y  por tanto no disponemos de producto para realizar un adecuado servicio al cliente.

 

Indicador: % Roturas de stock.

  1. Errores en picking.- Equivocaciones cometidas en el proceso de preparación de pedidos y que han llegado hasta el cliente salvando todos los controles de expedición de los que disponemos en el almacén.

Indicador : Devolución de clientes en unidades

  1.  Errores en procesos operativos y administrativos de almacén.- En es bloque debemos analizar las incidencias que se producen en procesos operativos internos del almacén y que generan perdidas de tiempo y reprocesos.
  •  Errores en entradas: Incidencias que se producen en los procesos de entrada de mercancía en nuestro almacén.

Indicador: % Errores en entradas.

 

  • Errores en ubicación: Incidencias que se producen en los procesos de colocación de mercancía y movimientos internos de la misma en almacén.

  Indicador: % Errores en colocación.

  •   Errores en picking: Incidencias que se producen en los procesos de preparación de pedidos y que han sido detectados en el proceso de expedición  de mercancía.

  Indicador: % Errores picking.

Estimación de los Costes. Una vez identificados los problemas, el siguiente paso es estimar sus costes asociados. Esta etapa es fundamental para entender la gravedad de los problemas. Podemos estimar los costes de diferentes maneras a continuación vamos a exponer un posible camino:

  1.  Precisión del inventario.-  % de diferencias de inventariox Stock medio €
  2. Nivel de servicio al cliente.-
  •  Roturas de stock.- % Roturas de stock x Ventas realizadas a precio de coste
  • Errores en picking.-

Coste transporte :Devolución de clientes en unidades(€/unidad recogida+€/unidad nuevo envío)

Coste manipulación: Devolución de clientes en unidades(€/unidad entrada almacén por devolución +€/unidad preparación pedido)

  1.  Errores en procesos operativos y administrativos de almacén.-
  •  Errores en entradas: % Errores en entradas x Número de entradas año X (Coste administrativo+ Coste manipulación)
  •  Errores en ubicación: % Errores en colocación x Pallets colocados x (coste manipulación)
  • Errores en picking: % Errores picking. X Nº de unidades preparadas x (Coste manipulación)

Estimación de los Ahorros. Una vez identificados los problemas más graves dentro del almacén y calculados sus costes para nuestra compañía, el siguiente paso es obtener una estimación realista del ahorro que supondrá un SGA correctamente integrado. En este momento, es tentador sobreestimar el dinero que nos ahorrará y subestimar el plazo de tiempo en el que se conseguirá. Una forma de protegernos ante las sobreestimaciones es calcular dos o tres niveles de ahorros potenciales: conservador, moderado y optimista.

El cálculo lo podemos realizar aplicando un % de ahorro en los costes que estamos acometiendo consecuencia del mal funcionamiento del almacén, cuyos costes además hemos estimado en el punto anterior.

Otras potenciales mejoras como incrementos de productividad en procesos operativos, incremento de ventas por mejor nivel de servicio, disminución de los niveles de inventario por un mayor control del inventario físico ni siquiera lo planteamos como ahorro pues tardarán un tiempo en conseguirse (hasta que el funcionamiento del SGA se instale en la cultura de funcionamiento del almacén y de la empresa).

 

Determinar el coste de un SGA. En esta etapa del proceso está razonablemente claro cuanto dinero y tiempo nos puede ahorrar un buen SGA. El siguiente paso es cuánto nos gastaremos en implantarlo. Aunque cada fabricante suele estructurar sus precios de forma diferente, debería ser posible dividir sus ofertas en cinco categorías básicas. Serían las licencias, adaptaciones del software (si son necesarias), servidor, equipos de radio frecuencia y servicios (diseño, formación, pruebas, viajes, etc).

 Siendo el precio una característica importante, hay otros criterios significativos que se deberían tener en cuenta a la hora de seleccionar el proveedor más adecuado como son: sus referencias, el tamaño y el nivel de confianza capaz de generar en el cliente.

  1.  Calcular el Retorno de la Inversión. Hay varias herramientas financieras comúnmente usadas para justificar inversiones de capital. Según su complejidad nos podemos encontrar desde un simple análisis del plazo de recuperación hasta uno más exhaustivo como es el cálculo del Valor Actual Neto (VAN).

Naturalmente, cuanto más detallado sea el cálculo, más fuerza tendrá nuestro argumento a la hora de solicitar presupuesto. El VAN compara la inversión en el sistema SGA con los niveles de ahorro que producirá en el futuro.

Para calcular el VAN de una inversión en un sistema SGA se necesita la siguiente información:

  • El precio total del sistema;
  • Los ahorros anuales esperados durante los años siguientes a su implantación.
  • La tasa de retorno definida por la empresa en las inversiones de capital.

 

 Conclusión

Un entorno cada vez más competitivo está obligando a las empresas, a mejorar sus procesos. En el ámbito de la gestión del almacén los  objetivos principales son mejorar la precisión en el inventario, la gestión de los recursos disponibles, el servicio dado al cliente y la gestión de la información.

 

Los avances en la tecnología  y en los SGA han permitido reducir los precios de los sistemas. Siguiendo una aproximación acertada y metódica, incluso las pequeñas y medianas empresas pueden justificar la inversión necesaria para mantener el paso impuesto por la competencia.

 

Un ejemplo de funcionamiento de un SGA en una empresa de ceramica

 

Un comentario en “¿Necesito un SGA?

  1. En la época actual en el que la mayoría de las personas utilizamos las nuevas tecnologías para casi todo y el whatsapp es uno de los programas más utilizados para comunicarse seguir haciendo el control del almacén a mano es poco menos que arcaico y con muchas posibilidades de cometer errores. Como ejemplo una conversación telefónica oída al azar en plena calle. Con los móviles se habla todo en cualquier sitio sin tener en cuenta la gente que hay alrededor y en un tono muy alto para que nos oiga bien nuestro interlocutor. Así que no hay que ser “cotilla” para enterarse normalmente es hasta molesto cuando se produce en un tren o cualquier otro sitio cerrado. En este caso era un comercial llamando al responsable de su almacén para ver cómo se podía solucionar un error que habían cometido. Un cliente pidió varias unidades de algo, que indico, de un determinado color. Se le mandaron desde Madrid a Ibiza y cuando llegó al cliente el pedido correcto en cantidades y modelo cada una de ellas tenía un color diferente; es decir, se le mandó diferentes referencias, o ¿quizá tenían la misma a pesar de tener diferentes colores?. Con independencia de los costes para solucionarlo y recuperar lo erróneo, ¿Cómo queda la imagen de la empresa?.
    Cualquier SGA que se precie será una inversión con un ROI muy rápido y con un incremento en el nivel de servicio al cliente apreciable a muy corto plazo incluyendo un sistema de identificación con códigos de barras.
    Con lo que cuesta vender no nos podemos permitir el lujo de equivocarnos verdad?.
    Saludos a todos.

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