Uno de los aspectos que nos encontramos habitualmente, cuando nos acercamos a prestar nuestros servicios en muchas compañías, es el hecho que el proceso de aprovisionamiento se encuentra basado en la experiencia de la persona encargada de realizar esa tarea dentro de  la empresa, eso conlleva que los errores en el inventario se mantengan de manera habitual o cuando realicemos un cambio en la persona encargada de ese proceso que tengamos un periodo de incertidumbre con muchos errores, hasta que esa persona adquiere la suficiente experiencia.

La solución viene por utilizar modelos de aprovisionamiento y ajustarlos a la realidad de nuestra organización y a las características de nuestro sector.

Un modelo puede ser definido como un conjunto de variables explicativas del fenómeno que se trata de modelizar con las relaciones entre dichas variables.

Es, por tanto necesario en primer lugar  identificar previamente los factores relevantes, es decir, las variables que explican el comportamiento y evolución de las situaciones de inventario. Estos pueden agruparse básicamente en tres grandes apartados:

DEMANDA.- El comportamiento del inventario de un artículo esta condicionado por la demanda de dicho artículo. además, las características de la demanda influyen de forma decisiva en la importancia relativa de los distintos tipos de inventarios: el Stock de seguridad de un artículo será mayor o menor en función del grado de variabilidad de la demanda, la existencia de estacionalidades en las ventas dará lugar a la aparición de existencias estacionales, etc.

Las características mas importantes de la demanda de un artículo son las siguientes:

• La unidad de medida.
• El tamaño y frecuencia de los pedidos
• Uniformidad de la demanda
• Independencia de la demanda
• Posibilidad de diferir la demanda insatisfecha
• El sistema de distribución física
• La calidad de las previsiones

COSTES.- El coste de mantener un artículo en inventario dependerá, entre otros factores de su valor. El valor unitario de un artículo mantenido en inventario es, en el caso de un artículo suministrado por un proveedor externo, simplemente el precio pagado por el artículo a su proveedor que, como veremos posteriormente puede depender del tamaño del pedido.

Si, por el contrario, se trata de un artículo que ha sufrido alguna transformación en la empresa, como es el caso de los productos en curso de fabricación o de los productos terminados, el valor del mismo es mas difícil de determinar.

Un primer problema que se presenta es que los costes calculados dependen del sistema de contabilidad empleado, y así no es indiferente utilizar un sistema de contabilidad por procesos que uno por pedidos.

Por otro lado influirá el propio sistema de valoración: se pueden utilizar costes reales, estándar o predeterminados. Asimismo, será distinto operar en base a un sistema de costes totales que a uno de costes directos.

Sin embargo, los costes mas importantes desde el punto de vista de la gestión ( los costes de oportunidad ) no están contemplados en ninguna de las opciones a que se ha hecho referencia, es decir, los datos de costes que proporciona la contabilidad convencional pueden no ser relevantes o necesitar alguna elaboración para su utilización en un sistema de gestión de inventarios. En consecuencia, es necesario examinar cuidadosamente los procedimientos de determinación de costes, desde el punto de vista de su relevancia, para las decisiones implicadas en un sistema de gestión de inventarios.

Los costes relevantes a tener en cuenta en los modelos de inventarios son:

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• Coste de aprovisionamiento.– Es el coste total que se origina cada vez que se efectúa un pedido de un artículo. Este concepto de coste se desglosa, a su vez, en otros dos:
•  Coste del pedido
• Coste de emisión del pedido

• Coste de almacenaje.- En este se incluyen todos aquellos conceptos de coste en que incurre la empresa como consecuencia de mantener una determinada cantidad de artículo en inventario. Se pueden identificar los siguientes elementos integrantes del coste de almacenaje:
• Obsolescencia
• Robos y desperfectos.
• Seguros
• Almacén.
• Capital

• Coste asociado a la existencia de demanda insatisfecha. – Es el coste en que se incurre cuando no se puede atender la demanda debido a que cuando esta se presenta no hay existencias en el almacén, situación que se denomina rotura de Stock. Se pueden distinguir dos casos de demanda insatisfecha:
• Demanda insatisfecha diferida
• Demanda insatisfecha perdida

PLAZOS.- El plazo de entrega o tiempo de espera es aquel que transcurre desde que se lanza una orden de pedido hasta que esta se recibe en almacén. El tiempo de espera se puede subdividir en cinco componentes distintos:

• Tiempo empleado en trabajos administrativos relativos al lanzamiento de la orden de pedido.
• Tiempo de transito de la orden de pedido hasta el proveedor.
• Tiempo empleado por el proveedor.
• Tiempo de transito del pedido, que dependerá del tipo de transporte utilizado.
• Tiempo que transcurre entre la recepción del pedido y su disponibilidad.

Nuestro primer paso si queremos optimizar nuestro stock, no tiene que venir marcado por realizar grandes inversiones en software, si no mas bien en algo mas sencillo y mas barato, que es controlar los datos de las principales variables que van a intervenir en nuestro sistema de aprovisionamiento.