En el proceso de puesta en marcha de un sistema de gestión de stocks en una empresa, deberemos realizar las diferentes etapas que a continuación señalamos:

• RECOGIDA DE DATOS. Tanto el diagnostico como el establecimiento de un sistema de gestión de inventarios exigen disponer de una cantidad apreciable de información, cuya recolección y sistematización llega a convertirse en algunos casos, en la etapa más costosa del proceso de implantación del nuevo sistema de inventario.

La información que como mínimo es necesaria para cada artículo mantenido en inventario, es la siguiente:

• Identificación
• Clase A,B,C.
• Demanda media anual (D)
• Tasa de producción
• Plazo de entrega (L)
• Valor unitario  ( c )
• Descuentos por cantidad
• Coste de emisión (CE).
• Coste de almacenaje  en tanto por uno (r)

Además es necesario conocer el estado del inventario del artículo:

• Inventario físico
• Pedidos pendientes de llegar
• Pedidos de clientes retrasados
• Inventario disponible

El sistema de previsión de la demanda, debe proporcionar:

• Demanda durante el plazo de reaprovisionamiento
• Desviación típica de los errores de previsión  durante el plazo de reaprovisionamiento.

Salvo para artículos concretos, en cuyo caso habrá que hacer la salvedad correspondiente, la política de gestión de inventarios  se establece a nivel agregado y no individualmente.

• FRECUENCIA DE ACTUALIZACION DE LAS VARIABLES DE DECISION.  La determinación de la frecuencia de actualización de las variables de decisión implica contestar a la pregunta ¿ Cada cuánto tiempo es necesario recalcular los valores del sistema de cálculo elegido?. Evidentemente la respuesta vendrá condicionada por la evolución  temporal de los factores a tener en cuenta en los modelos de inventarios: variaciones en los costes, la demanda o los plazos.

Por tanto cada caso concreto exigirá un análisis detallado de estas variaciones, pero en términos generales, se pueden considerar validas en la mayoría de las ocasiones las siguientes reglas:

• Periodo de revisión. Como máximo una semana. Si se dispone de un sistema de información de revisión continua, el periodo de revisión será prácticamente nulo.
• Previsión de la demanda . Debe actualizarse mensualmente, es decir cada mes se calculan la previsión de la demanda y la desviación típica de los errores de previsión durante el plazo de aprovisionamiento.
• Punto de pedido . Actualización mensual
• Lote de pedido . Actualización trimestral.

• REALIZACION DE UN RECUENTO DE EXISTENCIAS. La realización de un recuento de existencias en almacén dependerá de las peculiaridades de cada caso concreto, por lo que no puede ser propuesta una técnica de aplicación a todas las situaciones de inventario.

Sin embargo, pueden hacerse algunas consideraciones de interés general a la hora de realizar dicho recuento.

En primer lugar, debe tenerse presente que la garantía de un buen resultado en la realización de un recuento de existencias en almacén depende de una serie de pasos previos . Estos son:

• Localización de los materiales de forma que puedan ser fácilmente identificados e inventariados
• Identificación clara y precisa de cada artículo mantenido en inventario, de forma que no pueda haber confusión posible entre ellos.
• Instrucciones claras y concisas que permitan conocer a cada persona cual es su cometido y funciones; que artículos deben ser inventariados, y cuales no, los procedimientos que se deben emplear, etc.
• Entrenamiento del personal encargado de realizar el recuento.

A la hora de realizar el recuento, pueden identificarse cuatro etapas:

• Recuento de las unidades almacenadas de cada artículo y registro de esas cantidades. Esto puede realizarse, por ejemplo, por medio de una tarjeta, en la que figuren el numero de referencia, del artículo en cuestión y su cantidad, y que se deposita encima del material.
• Verificación de las cantidades determinadas en la etapa anterior, bien por recuento de todos los artículos mantenidos en inventario, bien sobre una muestra representativa de los mismos.
• Relación exhaustiva de todos los artículos mantenidos en inventario y de sus existencias para cada departamento o almacén a partir de esas tarjetas.
• Corrección de las cantidades que figuren en el sistema de información con los datos proporcionados por el recuento físico realizado. En caso de grandes discrepancias, puede resultar aconsejable realizar auditorias especificas.

 

 

• DIAGNOSTICO DE UN SISTEMA DE INVENTARIOS

El diagnostico de la situación actual es el punto de partida para cualquier proceso de implantación de un sistema de gestión de inventarios.

En efecto, dada su importancia cuantitativa y cualitativa, los inventarios son, generalmente, un foco de atención, existiendo la mayoría de las veces un sentimiento, mas o menos explícito, de que la situación podría ser mejorada.

Un primer aspecto que conviene destacar  es que la sensación de posible mejora de una situación implica la consideración de un criterio de evaluación que debe ser objetivado:

• Desde el punto de vista financiero, se percibirá la situación actual como mejorable si el capital inmovilizado medio en inventarios es superior al valor que se estima aceptable.
• Desde el punto de vista comercial, la preocupación surgirá si el nivel de servicio al cliente es inferior a un valor considerado apropiado.

 

En consecuencia para proceder al diagnostico de un sistema de inventarios, es preciso :

 

• Determinar previamente un conjunto de medidas aceptables del comportamiento del sistema que se corresponden con las fuentes de ahorros potenciales y de mejoras posibles
• La base de comparación entre la situación actual y una posible mejor situación debe estar basada en la utilización de métodos cuantitativos, es decir, de modelos. De nada vale escoger adecuadamente las medidas relevantes del comportamiento de un sistema de inventarios si no se dispone de un modelo que permita conocer el valor alcanzable para cada uno de ellos, sobre todo si se tiene en cuenta que, en general, es necesario llegar a un compromiso.