Resolviendo problemas (VI). Diagrama de flujo

OBJETIVO

El Diagrama de Flujo es una representación gráfica utilizada para mostrar la secuencia de pasos que se realizan para obtener un cierto resultado. Este puede ser un proceso, un servicio, o bien una combinación de ambas.

Preparación Previa:

  • Establecer el equipo participante en la construcción del diagrama:
    • Debe incluirse personal de las áreas / secciones implicadas en el proceso a estudiar.
    • El número no debe ser superior a 10 participantes .
  • Preparar la logística de la sesión de trabajo: superficie y material de escritura.

PROCEDIMIENTO DE TRABAJO

  • Definir claramente la utilización del Diagrama de Flujo y el resultado que se espera obtener de la sesión de trabajo.
    • Clarificar el objetivo y escribirlo de forma visible.
  • Definir los límites del proceso en estudio.
    • Decidir cuáles son el primer y el último paso del Diagrama (inicio y fin del proceso).
    • Escribir dichos pasos en el Diagrama.
  • Esquematizar el proceso en grandes bloques o áreas de actividades.
    • Identificar los grupos de acciones más relevantes del proceso y establecer su secuencia temporal.
  • Identificar y documentar los pasos del proceso.
    • Cada vez que analicemos un paso o actividad debemos preguntarnos:
      • ¿Existen entradas significativas asociadas con este paso, tales como materias primas, información, etc.? Señalar estas entradas, por medio de los símbolos apropiados, en el diagrama.
      • ¿Existen resultados significativos como consecuencia de este paso, tales como información, etc.? Señalar estos resultados, por medio de los símbolos apropiados, en el diagrama.
      • Una vez realizado este paso, ¿cuál es la actividad inmediatamente siguiente (o precedente), que debemos realizar? Señalar esta actividad (o actividades), mediante el símbolo apropiado, en el diagrama.
    • Partiendo del primer paso, realizar este proceso hasta alcanzar el último o viceversa.
    • Dibujar el proceso con exactitud disponiendo el flujo principal siempre de arriba abajo o de izquierda a derecha.
  • Cuidar los puntos de decisión o bifurcación .
    • Escribir la decisión e identificar los posibles caminos.
    • Escoger la rama más frecuente y desarrollarla hasta completarla.
    • Retroceder a la bifurcación y desarrollar el resto de ramas.
  • Revisar el diagrama completo.
    • Comprobar que no se han omitido pasos, pequeños bucles, etc. y que el proceso tiene una secuencia lógica.

Posibles problemas y deficiencias en la interpretación

  • La principal causa de deficiencia en la interpretación de los Diagramas de Flujo es que éste no refleja la realidad. Esto puede ser debido a:
    • Se representa el proceso ideal tal y como debería ser realizado y no la práctica habitual de aquellos que lo ejecutan.
    • Se consideran irrelevantes pequeños bucles existentes.
    • Los miembros del grupo de trabajo desconocen realmente como opera parte del proceso.
    • Se utilizan Diagramas de Flujo desfasados que no han sido revisados después de producirse cambios en el proceso.
  • Para evitar la aparición de estas situaciones se aconseja, siempre que sea posible, la confrontación del diagrama con la realidad, siguiendo en la práctica la ejecución del proceso. Cuando esto no sea posible será útil la revisión del diagrama por personal operativo del proceso.
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