Estrategias en la gestión de inventarios.

A lo largo de los dos años que lleva funcionando el blog, uno de los temas mas recurrentes ha sido el inventario, pues creemos que no existe una única estrategia y que cada empresa se debe empresa tiene situaciones propias y características específicas en lo que se refiere a la decisión de cómo y cuándo reaprovisionar su inventario. Sin embargo, la problemática es similar en la mayoría de los casos:

  • Variables a tener en cuenta:
  • Nivel de servicio: la disponibilidad de productos en el momento en el que el cliente lo requiera (según una oferta de servicio previamente definida).
  • Inversión en inventario: Tiene una clara incidencia en los costes logísticos, reduce la velocidad con la que el negocio convierte dicho activo en flujo.
  • Costes de operación: Una deficiente planificación de inventarios ocasiona ineficiencias en la operación de los centros de distribución pues se incurre en exceso o falta de capacidad y costes adicionales como traspasos de productos, diferencias de inventarios, tiempo extra, etc.
  • Punto de desvinculación de la cadena de suministro: Qué artículos se deben producir a la orden (make to order) y qué artículos se deben producir para inventario (make to stock).
  • Diseño de la red de distribución: En dónde se debe mantener el inventario de los productos bajo esquema make to stock.

Una vez que se han controlado estas variables nos encontramos en disposición de definir una estrategia que nos permita acometer el proceso de planificación de inventarios, entendiendo este como un macro proceso de planificación de la cadena de suministro. Si bien no es el único, sí es uno de los más importantes, pues el resto de los procesos de planificación (distribución, capacidades, producción, materiales) depende en gran medida de la estrategia de inventarios que se elija.

El proceso de planificación de inventarios es crítico para mantener el negocio rentable y competitivo. Este proceso debe responder las siguientes preguntas para cada producto-centro de distribución:

  • ¿Cuánto inventario se debe tener?
  • ¿Cada cuándo se tiene que reponer este inventario?
  • ¿Cómo se debe generar el requerimiento de reposición?

Para contestar las tres preguntas anteriores nuestra estrategia de inventarios nos debe llevar a disponer de :

  • Previsiones de Venta o de Demanda. Una de las razones de ser del inventario es asegurar el surtido de un producto ante una demanda incierta. A más incertidumbre, más inventario. Por lo tanto, toda estrategia de inventarios debe estar basada en un plan de ventas o de demanda que exista como proceso formal dentro de la compañía.
  • Herramientas de tecnología de información que soportan las operaciones de la cadena de suministro, y nos permitan tomar decisiones de inventarios:
  • Tradicional (DRP): El DRP (Distribution Requirements Planning) normalmente se encuentra en el módulo de distribución de cualquier ERP y utiliza el pronóstico para calcular los máximos y mínimos a mantener de cada producto en cada centro de distribución. Este cálculo de parámetros puede ser dinámico (recalcularse todos los días) o estático (calcularse una vez cada 3 o 6 meses por fuera y alimentarlo al sistema). Los esquemas soportados por un sistema DRP son básicamente dos: Punto de pedido (con variantes de máximos y mínimos, cantidad fija, entre otras) y Frecuencia fija (se repone una cantidad fija o a un máximo cada X días).
  • Reposición por pronóstico: Este método está soportado por tecnologías de APS (Advance Planning Systems) y utiliza el pronóstico para realizar la planificación

Los elementos de una posible estrategia que responde a los criterios expuestos anteriormente es:

  • Enfocar el proceso de planificación de ventas o demanda a la reducción del error de productos A, B y de introducción, dejando los productos C sólo a un pronóstico meramente matemático. Esta acción debe de tener objetivos claros de reducción de error y responsables en cada área.
  • Utilizar el método de reposición por pronóstico para productos A y aquellos productos B con errores de previsión bajos.
  • Utilizar el método tradicional para productos B con errores de previsión altos y para productos C.
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