El servicio de aprovisionamiento deberá estar organizado de forma tal que se puedan sistematizar y racionalizar al máximo las tareas que deben realizarse a fin de conseguir la mejor gestión al mínimo coste posible.

La diversa complejidad y dimensión de las empresas impide establecer un modelo estándar de organización, pese a ello si podemos establecer una serie de aspectos genéricos a tener en cuenta en lo que se refiere al papel del departamento de compras dentro de la empresa y sus relaciones con otros departamentos:

RELACION COMPRAS – PRODUCCIÓN

• Objetivo.- Servir el programa de fabricación y asegurar que los materiales no fallaran ni en cantidad ni calidad. Para ello es básico un intercambio de información y opinión entre los departamentos.
• PRODUCCIÓN informara de manera constante y rápida de los planes y programas productivos
• COMPRAS informara sobre:
  • Llegada y retraso de materiales.
  • Nuevas maquinas y métodos que existan en el mercado
  • Colaborar en ensayos y pruebas

RELACION COMPRAS – OFICINA TÉCNICA

• Objetivo.- Llegar a soluciones que permitan realizar economías sustanciales sin disminuir la calidad o utilidad del producto final.

• COMPRAS no debe incidir en el precio hasta el punto de ignorar las exigencias técnicas fundamentales.
• OFICINA TÉCNICA no debe especificar productos con amplios márgenes de calidad, olvidándose de consideraciones de precio y mercado

RELACION COMPRAS – COMERCIAL

• Objetivo.-Mantener los costes de compras dentro de unos limites , y disponer de un adecuado servicio al cliente
• COMPRAS DEBE COLABORAR CON COMERCIAL estudiando los precios y la planificación de entregas
• COMERCIAL DEBE COLABORAR CON COMPRAS ofreciendo información sobre las ventas en curso y las previsiones.

RELACION COMPRAS – ADMINISTRACION

• Objetivo.-Optimizar la contabilización y pago de facturas, por la repercusión que presenta en la tesorería de la empresa
• COMPRAS DEBE COLABORAR CON ADMINISTRACIÓN para mejorar en procesos administrativos, financieros y de condiciones de pago a proveedor
• ADMINISTRACIÓN debe conocer la programación de compras, para efectuar una previsión de tesorería de forma correcta

RELACION COMPRAS – CALIDAD

• Objetivo.- Conseguir que los materiales y productos concuerden con las especificaciones previstas al coste y servicios óptimos
• COMPRAS debe informar a los proveedores de cuales serán los criterios de aceptabilidad y de las pruebas que se van a pasar los productos
• CALIDAD canalizara las reclamaciones por falta de calidad del producto a través del departamento de compras.

RELACION COMPRAS – GERENCIA

• Objetivo.- Mantener un adecuado nivel de información entre ambas partes de cara a que se facilite la toma de decisiones.
• COMPRAS debe informar de todos los aspectos relacionados con la gestión operativa de una forma global, a ser posible a través de un cuadro de mando.
• GERENCIA analizara los datos, e informará a compras de las grandes líneas de actuación que debe seguir para aunar sus esfuerzos de manera coherente con el resto de áreas de la empresa.