¿Quiero poner en marcha un sistema eprocurement?

Pues si al proceso de aprovisionamiento electrónico que hemos comentado en post anteriores, se le denomina e procure¡ment que al final consiste en lo mismo es decir en el rediseño e implantación de procesos de adquisición de materiales y servicios entre las empresas tendientes a racionalizar los tiempos y costos de compras.

El término e-Procurement se utiliza para describir las prácticas de compras en un entorno e-Business. En la práctica el e-Procurement se lleva adelante a través de aplicaciones específicas que se integran eficientemente y se conectan con varios sistemas en forma automática para gestionar la relación comercial con proveedores de productos y servicios primarios o secundarios.

Con una perspectiva estratégica, eProcurement puede considerarse como un Gran Sistema que armoniza y facilita los procesos de compras y aprovisionamiento y otorga importantes ventajas estratégicas tanto al comprador como al proveedor.

Teniendo en cuenta el tipo de “bien” que se trate y la frecuencia o “costumbre” de compra, pueden considerarse tres etapas de aplicación, con distintos alcances y resultados:

Compra de Bienes y Servicios Indirectos

  • Se trata de aquellas compras que incluyen una gran variedad de materiales de poco valor, que involucra a muchos proveedores y que requieren un gran esfuerzo administrativo por parte de la oficina de Compras.
  • Liberando a la oficina de Compras de esta carga administrativa los compradores pueden dedicar mayor atención y esfuerzo a la compra de Bienes de mayor valor e importancia estratégica.
  • La reducción de costo está dada principalmente por la reducción del trabajo administrativo y la racionalización del esfuerzo.

Compra de Bienes y Servicios Directos

  • Esta etapa está integrada por los Bienes Directos y se le agregan los Materiales Productivos utilizando las requisiciones generadas desde la Programación de la Producción.
  • Normalmente, se trata de compras repetitivas, efectuadas a Proveedores habituales, que muchas veces tienen Orden de Compra Abierta definiendo los precios mientras, las cantidades a comprar se definen periódicamente mediante un programa de entregas.
  • En este proceso es fundamental la comunicación permanente entre la empresa y el proveedor.
  • En los sistemas mas avanzados el proveedor recibe permanentemente información y avisos que garantizan un mejor cumplimiento de las Ordenes de Compra y el Mantenimiento de los stocks y la disminución del riesgo operativo.
  • La disminución de Costos en esta etapa está dada por la reducción de stocks de materiales productivos derivados del mejor cumplimiento del proveedor y la reducción de trabajo administrativo.

Compra de Bienes y Servicios estratégicos

  • Esta es la etapa mas avanzada, donde se adiciona la compra de Materiales y Servicios Estratégicos a través de un grupo de Proveedores Seleccionados y Evaluados.
  • La característica más importante de esta etapa es el seguimiento y la interacción especial que se puede realizar en todo momento entre la empresa y el proveedor garantizando inmediata respuesta a cambios de programas, cumplimiento en las entregas, avisos de rechazos, mantenimiento de stocks y seguimiento de los pagos a los proveedores.

Para el éxito del proyecto, es aconsejable hacer un profundo análisis de los procesos de negocios, de allí surgirá cuál es el orden de implementación que redundará en los mayores beneficios. El resultado de varios estudios realizados sugiere que la forma más efectiva de implementar un e-Procurement es comenzar por las compras de mayor volumen y menor participación en el budget de compras.

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