Control del proceso de aprovisionamiento

La formulacion de objetivos es poco operativa y útil si estos no se concretan posteriormente en un plan de acción detallado y no se controla el grado en que dicho plan se alcanza a lo largo del tiempo.

Para ello es preciso implantar las funciones de planificación y control que, cuando se refiere a un periodo anual, se integran bajo la denominación de Control Presupuestario.

En lo que se refiere a la función de compras es un elemento insustituible de ayuda a los diversos niveles de decisión de la empresa para mejorar la gestión de este área.

Para confeccionar el presupuesto anual de compras es preciso arrancar de las necesidades de materiales que surgen expresadas a partir del presupuesto de existencias , para así poder atender las previsiones de ventas. En general el presupuesto de compras incluirá:

  • Programación de necesidades de materiales en cantidad y fecha.
  • Programación temporal de la cantidad a comprar de cada material, de modo que se remonte el desfase existente entre la emisión y la recepción de los pedidos.
  • Coste previsto por unidad de cada material.
  • Nivel de existencias por material en términos de cantidad y coste.
  • Programación temporal de las compras en importes, referida al momento de la recepción de materiales y al momento de pago.

La elaboración de estos presupuestos cubre los siguiente objetivos:

  • Ofrecer un plan de trabajo coherente al departamento de compras.
  • Mejorar la capacidad de organización del departamento de compras, permitiendo una actuación eficaz y económica
  • Coordinar la actuación del conjunto de la organización y asignar responsabilidades especificas sobre las diversas fases del ciclo de compras.
  • Permitir al Departamento de Tesorería prever las necesidades de fondos en el tiempo y adoptar las medidas necesarias para cubrir los eventuales déficits o invertir los excedentes.
  • Identificar problemas potenciales, facilitando su resolución anticipada y la elaboración de planes de urgencia para cubrir contingencias eventuales.

Simultáneamente a la ejecución de los presupuestos establecidos, es preciso desarrollar la función de control, de forma que se:

  • Contrasten periódicamente y en los diversos niveles jerárquicos los resultados obtenidos con los objetivos establecidos, identificándose las desviaciones que se produzcan, con lo que se facilitara la adopción de las acciones correctoras adecuadas en el contenido y en el tiempo.
  • Mejorar la organización, funcionamiento, formación y coordinación de los diversos departamento involucrados en la función de compras.
  • Obtener experiencias útiles para mejorar progresivamente las tareas de planificación.

La función de control ha de practicarse continuamente y por excepción. El control por excepción persigue detectar solo aquellas desviaciones entre previsiones y resultados que sean significativas , es decir, solo aquellas de cierta entidad. De este modo se centra la atención en los problemas realmente importantes y a ellos se dedican los esfuerzos de la organización. En ese sentido, conviene recordar que se deben analizar tantos las desviaciones desfavorables o negativas como las favorables o positivas, es decir, aquellas en que los resultados son, aparentemente mejores que las previsiones.

Finalmente el sistema de control igual que el de planificación, ha de relacionarse con la estructura de organización de la empresa, basándose en la signacion de responsabilidades que se implante.

El sistema de control presupuestario exige la implantación de un sistema de información que comunique los resultados, con un nivel de detalle especifico, a cada nivel de responsabilidad.

El informe de control de resultados también deberá incluir también datos referentes a los gastos incurridos por la gestión de compras, puesto que comprara bien exige hacerlo con un nivel de gastos razonable.

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