Los datos del año 2017, nos indican que las empresas han aumentado sus stocks un 5%, esperemos que pueda estar justificado este aumento, pero todos ya sabemos que las empresas aprovechan los años de bonanza económica para crecer, sin preocuparse mucho de algunos puntos que podían comprometer la continuidad del negocio si el crecimiento se detiene.

Como ya sabéis que el ser humano es el único que tropieza dos veces en la misma piedra, queremos recordar a todo el mundo que por bien que empiecen a ir las cosas, no debemos dejarnos ir, y debemos seguir trabajando de manera continua sobre los despilfarros que se producen en la gestión de la empresa, y en especial sobre los stocks, por el impacto que tienen en la Rentabilidad y en las necesidades de financiación externa.

La gestión de stocks requiere siempre jugar con dos objetivos contrapuestos: en un extremo maximizar el Servicio con una alta disponibilidad de materiales cuando se presenta la demanda, y en el extremo contrario, minimizar la inversión económica.

En muchas ocasiones las empresas atacan el tema del stock reduciendo de manera drástica los stocks afectando el servicio al cliente esta será siempre una medida a muy corto plazo valida, pero a largo plazo tendrá una incidencia muy negativa pues nos suele llevar a perder la fidelidad del cliente y por lo tanto a perder ventas.

No nos dejemos ir y sigamos trabajando en la mejora de los stocks en la empresa, y para ello no nos olvidemos nunca de dar los siguientes pasos:

1. Fijar un objetivo del nivel de stocks. Teniendo en cuenta siempre la incidencia que el nivel de stocks tiene en el servicio al cliente, no es cuestión de reducir stocks porque si, sino de tener los justos para mantener un adecuado niel de servicio.
2. Recopilación de datos y analizar los niveles de stock de manera continua. Este análisis sobre todo para mantener una línea de mejora continua, algunas de las acciones que estaremos obligados a tomar son las siguientes:

• Reducir o eliminar Stocks que no rotan.Son aquellos materiales que tenemos en stock pero que no tienen salidas por cualquier motivo:
  • Apuesta comercial sin éxito.
  • Se compró para un pedido que no se materializó (o lo devolvió el cliente).
  • Obsoleto o descatalogado.
  • Defectuoso, caducado, y muchas mas causas posibles.

Su eliminación no afecta en ningún caso negativamente al servicio al cliente. En algunos casos afectará positivamente si con su eliminación permitimos no reducir stocks en otros productos que rotan. Hay que informar al resto de la empresa y de manera conjunta tomar decisiones sobre ellos. Se nos abren tres opciones, previa señalización en el maestro de artículos como producto a no adquirir:

• Liquidación hacia clientes.
• Venta en canales o mercados alternativos.
  • Devolución a proveedor incluso perdiendo dinero con respecto al valor de compra.
• Baja de stock y paso a chatarra, basura, etc.

Cualquiera de estas medidas afectará, como es evidente, a la cuenta de resultados del periodo en curso como una pérdida.

• Tomar medidas comerciales con las referencias que tienen un indicador de cobertura elevado.
  • Informar a comercial y marketing de las referencias con exceso de stock.
  • Marketing y comercial definirán un plan de ajuste de esas referencias.
  • Realizar un seguimiento periódico a nivel quincena o mes de estos productos para ir viendo cómo evolucionan.
  • Mantener un control muy estricto sobre los procesos de aprovisionamiento que se realicen en este conjunto de referencias.
  • Poner más control si cabe, en el proceso de aprovisionamiento para no generar nuevos stocks que no rotan.

• • • Definir un sistema de aprovisionamiento en función del nivel de ventas de los productos, en este caso siempre hay que analizar la incidencia que el cambio de sistema de aprovisionamiento va a tener en el nivel de servicio a nuestros clientes.
    • Recalcular o establecer los parámetros principales de gestión del inventario.

• Establecer un sistema de inventario continuo que me permita mejorar el proceso de aprovisionamiento.
• Altas de nuevos productos en el surtido que trabaja la empresa. Se debe establecer un análisis específico de cada alta en la gama, entre los aspectos a analizar los siguientes:
  • Definir productos que pueden ver afectadas sus ventas por las nuevas incorporaciones, ajustando su stock, parámetros de reaprovisionamiento y estableciendo sobre los mismos un seguimiento más detallados.
  • Elaborar de manera conjunta con comercial y Marketing previsiones de venta para los nuevos artículos y realizar un seguimiento de cumplimiento de las mismas.
  • Análisis de los indicadores de cobertura de stock y nivel de servicio de estos productos a clientes, para intentar tomar decisiones antes de que permanezcan un elevado periodo de tiempo en nuestro stock.
• En último lugar deberíamos revisar la cadena de suministro y la forma de reaprovisionar los stocks en cada punto. En su concepto más amplio nos referimos a la Re-ingeniería de La Cadena de Suministro. Se trata de tomar decisiones sobre:

• • La infraestructura logística (cantidad y ubicación de centros de transformación y almacenes; infraestructura y planificación del Transporte y la distribución).
    • Estamos hablando, por un lado, de cuestionar si los almacenes y su ubicación son los adecuados. Como regla general cuantos menos puntos de stock permanente, menor valor del stock total. Los motivos: la mejor fiabilidad de la demanda agregada, y la oportunidad de reducir el stock de seguridad global al juntar los stocks de seguridad parciales, reduciendo las incertidumbres a un solo punto.
    • Esta medida no tiene que afectar en manera negativa al servicio al cliente. Incluso se puede llegar e mejorar al tener todo el stock de la red disponible en un punto para cualquier cliente de cualquier ubicación de la red.
    • Nos llevara también a asegurar los plazos de entrega, que en muchos casos es más importante cumplir el plazo ofrecido, que ofrecer un plazo muy agresivo y no ser capaz de cumplirlo siempre.
  • Políticas y métodos para el re-aprovisionamiento de los stocks para los distintos puntos de la cadena.
    • Establecer un sistema de auditoria y revisión de nuestros procedimientos de trabajo en el aprovisionamiento
      • Definición de políticas de stock.
      • Sistemas de elaboración de previsiones de venta.
      • Sistemas de cálculo de parámetros de aprovisionamiento.
  • Definir las herramientas informáticas que mejor se ajustan a nuestra situación en cada momento.

El reto de ajustar la Inversión es Stocks a los mínimos que requiera la calidad de servicio que queremos dar a los clientes y la cifra de ventas, es una práctica muy saludable para el buen funcionamiento de la compañía en cualquier situación.

Debemos extrapolar las lecciones aprendidas en tiempos de crisis y mantenerlas vivas en cualquier otra coyuntura.