10 razones por las que no somos capaces de controlar nuestro inventario

En pleno siglo XXI, con todos los avances tecnológicos existentes, todavía nos encontramos con un parámetro que se nos escapa del control 100% , el INVENTARIO.

Lograr un adecuado nivel de control de este parámetro, significa para la empresa:

  • Garantizar al cliente que nos realiza un pedido a nuestro almacén o llega a nuestras tiendas, que  va a ser capaz de recibir o encontrar los productos que necesita o desea adquirir.
  • Disponer de las cantidades adecuadas de cada uno de los productos que componen nuestra colección de artículos nos permite inmovilizar el capital adecuado en stock, no necesitar espacio excesivo en nuestros almacenes, y tal como avanza el mundo , consecuencia del corto ciclo de vida de los productos, no generar stocks de productos obsoletos.

Si el control del stock es tan importante para las empresas nos deberíamos realizar una pregunta:

¿Por qué no se logra controlar este pequeño reducto de la gestión operativa de la empresa?

A continuación vamos a señalar 10 razones, por las que a nuestro entender no se consigue este control

  1. No se controla con el mismo rigor todos los componentes del activo del balance de la compañía, por ejemplo; la conciliación de cuentas bancarias se realiza de manera continua como poco una vez al mes, pero el control del inventario físico de la empresa se realiza una vez al año por imperativo legal, aunque ya empezamos a evolucionar y muchas empresas comienzan a realizar controles mensuales o incluso continuos.
  2. El indicador de las diferencias de inventario no nos muestra la cruda realidad lo que nos sobra y lo que nos falta entre el inventario físico y el inventario administrativo, sino que nos marca  lo que en global para el conjunto de la colección de artículos nos sobra o nos falta.
  3. Se controla el nivel de stock en su cifra global, no se hace un control periódico a nivel referencia de lo que nos sobra o falta a nivel artículo, lo cual habitualmente implica que el stock se encuentre descompensado internamente.

 

  1. No se tienen excesivamente en cuenta a la hora de seleccionar proveedores, o realizar negociaciones con los mismos determinados parámetros que tienen una incidencia importante en los stocks, como pueden ser los mínimos de pedido y los acondicionamientos de la mercancía (unidades/caja por ejemplo).
  2. El ajuste de la gama de artículos que trabaja la empresa no se realiza de manera continua y cuándo se realiza se hace únicamente con criterios comerciales (margen) despreciando, entre otros los aspectos logísticos, que pueden condicionar seriamente la rentabilidad de un producto.
  3. No se disponen de herramientas adecuadas que nos permitan mejorar en los controles de todos los movimientos físicos que inciden en el inventario.
  4. Existe un lapsus de tiempo entre el movimiento físico y movimiento administrativo de la mercancía, esta diferencia de tiempo entre ambos movimientos genera potencialidad de errores y un descontrol del parámetro de inventario.
  5. Los equipos humanos que trabajan en el almacén, no disponen en muchos casos de los niveles de formación adecuada para las tareas  que realizan.
  6. No se controla el nivel de servicio al cliente de manera detallada, se hace desde una perspectiva puntual con niveles importantes de urgencia en función de solicitudes en pedidos, o global para el conjunto de la empresa.
  7. No suele haber unos canales adecuados de comunicación entre el área comercial y el área logística de la empresa, para analizar y solucionar los problemas del inventario.

Si en su empresa la diferencia de inventario, existe y en un porcentaje importante, ya tienen un problema de coste oculto,  el paso que tiene que dar a continuación es analizar la incidencia que va a generar dicha diferencia de inventario  en sus resultados de venta y servicio al cliente

Para analizar esta incidencia se puede utilizar alguno de los siguientes criterios:

  • Clasificación ABC:en función de a cifra de ventas de cada una de las referencias, si tenemos el descuadre de inventarios en productos C, tenemos menos problemas que si los tenemos en productos A.
  • Clasificación VED: en función de la importancia de las referencias. Es muy utilizado en piezas de recambio o en materias primas en cadenas de producción.
    • V: Vital
    • E: Esencial
    • D: Deseable

Tener las diferencias de inventario en productos vitales o esenciales, significa un grave problema para la empresa

  • Clasificación XYZ: en función del número de movimientos de salida de las referencias.
    • X: Movimiento continuo, tiene movimiento en todos los periodos temporales en los que queramos establecer el control (Mes, semana, día)
    • Y: Movimiento periódico. Se mueven de manera aleatoria, en periodos específicos por ser estacionales o aleatorios por su baja demanda.
    • Z: Movimiento nulo, se encuentran dadas de alta en la gama de la empresa, pero no tienen movimiento de salidas de almacén en el periodo analizado.

Tener diferencias de inventario en productos con mucho movimiento nos puede llevar a tener roturas de stock y pérdida de ventas

  • Clasificación HML: en función del valor unitario (€) de la referencia.
    • H: Precio unidad de venta o salida de almacén alto
    • M Precio unidad de venta o salida de almacén medio
    • L: Precio unidad de venta o salida de almacén bajo

La diferencia de inventarios en productos de alto valor nos representa una grave incidencia tanto en costes como en ventas..

Las empresas que quieran triunfar en este siglo XXI, deben comenzar a luchar contra la diferencia de inventario de una manera urgente

“Triunfan aquellos que saben cuándo luchar y cuándo no”
Sun Tzu

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