10 reglas para mejorar el control de su inventario

Estamos en época de inventarios anuales, y más de un@ seguro que os habéis llevado un pequeño susto por el nivel de descuadre que habéis encontrado en vuestra cifra de inventario, por eso vamos a proponer un decálogo de reglas para mejorar el control del inventario, de todas estas reglas seguro que aplicáis mas de una, pero quiero señalar que la mejora en el control se produce cuando aplicamos todas. .

1ª regla. Decida un control de Inventario Financiero o Logístico. La dirección de la compañía debe definir qué tipo de control de inventario busca:

  • Un control que nos lleve a equilibrar nuestros datos financieros, el objetivo es controlar el inventario en una perspectiva económica (euros, dólares) y  dónde el descuadre se va compensando las roturas de stock son compensadas por los excesos de stock.
  • Un control logístico, control de las unidades de producto,  dónde penalizamos tanto al exceso como a la rotura de stock, pues la rotura nos genera problemas en el servicio al cliente, mientras que el exceso de stock nos genera problemas financieros de stock, posibles obsolescencias, etc. En este caso los descuadres de inventario suma tanto el exceso como la rotura y siempre utilizaremos el valor absoluto.

La decisión para nosotros está clara, en el mundo actual dónde el cliente es el rey, dónde el cliente es el que genera el arrastre de la mercancía por todos los eslabones de la cadena de suministro, una empresa que quiera mejorar sus despilfarros y optimizar el servicio al cliente tiene que decidir optar por una estrategia de control de inventario logística.

2ª regla. Codificación de su catalogo de materiales. Codificación es el método que permite convertir un carácter de un lenguaje natural (alfabeto), en un símbolo de otro sistema de representación, como un número, aplicando normas o reglas de codificación las cuales definen, la forma en que se codifica dado el sistema de representación.

La codificación es básica para un adecuado control del inventario, pues  los datos codificados, nos van a permitir que se alcance más eficiencia debido a que requieren menos tiempo para su organización o búsqueda.

Los códigos internos nos generan mejoras, pero existen otras opciones que nos van a generar un mejor control del inventario, como son los códigos de barras y las etiquetas radiofrecuencia.

3ª regla. Codificación de su almacén. Cada ubicación de un almacén debe estar claramente identificada de tal forma que exista un código para cada ubicación y que cada ubicación posea su código.

De manera habitual se utilizan para la codificación del almacén letras y números, teniendo en cuenta que:

  • Las letras se utilizan para la codificación de zonas de almacén o de distintos almacenes de la misma empresa.
  • Los números se utilizan para la codificación del resto de información de la ubicación como estanterías, pasillos, huecos, alturas, etc.

Los objetivos que debe perseguir cualquier proceso de codificación de un almacén son los siguientes:

  • Máxima simplicidad en el proceso de definición del código
  • Favorecer la operación que genere un mayor tiempo en el proceso de recorrido de los operarios

Algunas normas para la definición de un sistema de ubicación de productos.

  • Por estantería o sistema de ubicación lineal:
  • Por pasillos o sistema de ubicación peine:

4ª regla. Establecer procedimientos de trabajo. Disponer de un procedimiento de trabajo, que nos permita garantizar que todos los movimientos que se realizan en el almacén y que influyen en el inventario, van a tener una manera de trabajo conocida y aceptada por todos los operarios que trabajan en nuestro almacén. En principio definamos los movimientos que influyen en el inventario:

  • Movimientos de entrada.
    • Pedidos de proveedor.
    • Devoluciones de clientes.
    • Entradas de otros almacenes de la empresa.
    • Regularizaciones positivas e de inventario.
  • Movimientos de Salida.
    • Pedidos a clientes.
    • Devoluciones a proveedor.
    • Salidas a otros almacenes de la empresa.
    • Regularizaciones negativas de inventario.

5ª regla. Dotar de herramientas informáticas adecuadasUn Sistema de Gestión de Almacén (SGA) , es una herramienta  básica para cualquier almacén por pequeño que sea, pues nos va a permitir:

  • Controlar todos los movimientos de entrada, salida y regularizaciones de su almacén documentándolos adecuadamente.
  • Conocer la posición de las mercancías en todo momento.
  • Gestionar estrictamente el FIFO, Lotes de producción, Caducidad y Números de serie.
  • Optimizar sus operaciones de manipulación.

Acompañando al SGA, podemos establecer diferentes alternativas de lectura desde el tradicional papel, hasta opciones mas técnicas muchas de ellas ya utilizadas en muchos almacenes no solo para el control del inventario, sino para cualquier proceso. Algunas de las posibilidades son:

  • Terminales de lectura RF. 
  • Terminales de voz. 
  • Etiquetas RFID.  

Cada empresa debe pensar cual es su mejor combinación de herramientas para controlar el inventario, deberá tener en cuenta los costes que les esta generando la falta de control del inventario y por el otro lado de la balanza las inversiones que deberá acometer.

6ª regla. Recuentos continuos. Establecer un sistema de inventario permanente, es decir contar todos los días, no todo nuestro inventario pero si parte de él, bajo el criterio que cada responsable de un inventario estime, tenemos varias posibilidades:

  • Huecos o zonas del almacén.
  • Productos específicos a través de un sistema ABC.
  • Incidencias con clientes.
  • etc.

El gran objetivo es introducir el recuento continuo dentro de la cultura operativa, haciendo un símil deberíamos pensar que es como hacer caja en una tienda, en el inventario tenemos inmovilizada una gran cantidad de dinero habitualmente mucho mayor que la cantidad diaria que tenemos en la caja de un establecimiento comercial, con lo cual desde mi perspectiva debemos incidir en controlar la mercancía igual que contamos los billetes.

La introducción de este proceso dentro de la cultura de la empresa, va a generar una mejora en el indicador de diferencias de inventario de una manera muy rápida, y en ese punto debemos estar alertas ante la mejora pues hacer recuentos continuos tiene un coste alto y deberemos ir ajustando el volumen de los recuentos en función de la evolución de las diferencias de inventario, mas que nada para que la mejora por un lado no la perdamos en inversiones de tiempo y recursos por el otro.

7ª regla. Analice las diferencias de su inventarioHay que realizar un análisis de las diferencias, es decir comparar lo que nos indicaba el inventario teórico con el resultado de nuestro conteo e antes de acometer el proceso de toma de decisiones dedicar un pequeño tiempo a intentar analizar los motivos por los que se producen las diferencias.

Una técnica rápida que podemos utilizar es la de las 5W:

  • What? – ¿Qué?. ¿Qué productos? Debemos conocer las referencias en las que se nos producen diferencias de inventario, en muchas ocasiones nos encontraremos que diferencias negativas en una referencia es diferencia positiva en otra, por errores habitualmente en el proceso de picking,
  • Why? – ¿Por qué?. ¿Por qué se produce la diferencia?. Se trata de intentar realizar la imputación de la diferencia de inventario a algún motivo que nos permita tabular y poder establecer claramente un proceso de mejora continua. Estableceríamos una lista de motivos como : “Error en unidad de servicio”, “Localización de picking” etc, para valorar los motivos que estimamos nos llevan a que se produzcan las diferencias.
  • Who? – ¿Quién?. ¿Quién genera las diferencias? Conocer el recurso humano que nos genera las diferencias nos puede permitir tomar decisiones sobre acciones formativas, etc.
  • When? – ¿Cuándo?¿Cuándo se generan las diferencias? Tener un conocimiento claro de las fechas en las que se generan las diferencias y compararlo con datos de movimiento en almacén y recursos humanos disponibles nos puede dar ideas sobre las causas que generan las diferencias.
  • Where? – ¿Dónde? En que área de nuestro almacén se produce la diferencia, conocer el proceso operativo en el que se genera la diferencia nos puede dar indicios muy importantes para trabajar en la mejora.

8ª regla. Ajuste su inventario. A la par que nos ponemos a analizar los motivos por los que nos aparecen las diferencias debemos realizar un ajuste de las cantidades de nuestro inventario para que todas las áreas de la empresa que utilizan esa información puedan trabajar con un dato fiable lo cual nos permitirá mejorar los procesos en la cadena de suministro:

  • Un buen dato de inventario tiene una incidencia directa en nuestras ventas y en la calidad de servicio que percibe el cliente.
  • El buen inventario también  conlleva que dispongamos de un stock mucho mas saneado y que ademas podamos automatizar cada vez mas este proceso.
  • Un dato fiable de inventario mejora las productividad en los procesos operativos pues estos siempre se realizarán a ciencia cierta, sabiendo que nos vamos a encontrar el producto en el sitio a dónde vamos a buscar o el hueco libre para dejar una mercancía.

9ª regla. Establezca un sistema de mejora continua. El camino para lograr el éxito en el control del inventario es establecer un proceso de mejora continua, es decir avanzar cada día un pequeño paso hacia el objetivo marcado, esta mejora continua  depende en gran medida de la solidez de su proceso de retroalimentación, es decir, la capacidad de ajustar lo necesario en marcha. Para ello es necesario contrastar los resultados proyectados con el actual progreso.

  • El proceso de retroalimentación en un proceso de mejora continua se genera dando los siguientes pasos:
    • Establecer Indicadores de control, KPis
    • Realizar el seguimiento del proceso actual
    • Cotejar los resultados con los indicadores definidos
  • Si existiesen variaciones, es necesario determinar las causas y efectuar las acciones correctivas.

10ª regla. Comunicación a todos los actores de la cadena de suministro. La comunicación es el acto por el cual el área responsable del control del inventario, establece con otro área dentro de la empresa establece con otra parte de la  compañía o con otro actor de la cadena de suministro  un contacto que le permite transmitir la  información de la situación del inventario. En este acto intervienen diversos elementos, que pueden facilitar o dificultar el proceso.

  • Comercial/ Clientes.- Necesitan tener acceso en tiempo real al dato de inventario para poder realizar pedidos con la garantía de que se les va a proporcionar un adecuado nivel de servicio. Tendremos que definir cómo pueden tener acceso a esta información( como por ejemplo la página web de la empresa).
  • Compras / Proveedores.- Al igual que en el caso anterior pero por el otro lado de la cadena de suministro.
  • Producción.- De cara a poder realizar una adecuada planificación del procesos de fabricación.
  • Etc.

Mantener una comunicación abierta con todos y cada uno de los actores de la cadena de suministro, nos genera un nivel elevado de exigencia en el control del inventario pues cualquier error conllevara un despilfarro con un claro incremento del coste logístico y una perdida de la calidad de servicio.

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