Aunque no es una de las etapas que hemos marcado para trabajar con los stocks, el trabajo con el surtido es un factor también muy importante, a continuación os dejamos nuestras reflexiones sobre la gestión del surtido.

El surtido es la piedra angular sobre la que gira toda la actividad comercial de la empresa, una buena gestión del mismo incide de manera positiva en la satisfacción de las máximas necesidades del cliente y en la rentabilidad global de la compañía.

Comencemos definiendo el concepto de surtido como el conjunto de artículos que trabaja la empresa susceptible de ser adquirido por los clientes. No es fácil encontrar la combinación ideal, y gestionarla de una manera adecuada, siempre tenemos productos que no se venden o productos que nos solicitan los clientes y no tenemos en nuestro surtido.

Hay que tomar decisiones y en este artículo vamos a desarrollar las 10 claves que se deben tener en cuenta por cualquier empresa de cara a la elaboración y gestión del surtido, el desarrollo lo vamos a realizar partiendo las claves en dos grandes bloques uno de elaboración del surtido, y un segundo de gestión del mismo:

Elaboración del surtido.

Primera clave.- Defina los objetivos estratégicos que persigue en la elaboración del surtido, los objetivos que se persiguen de manera más habitual a la hora de elaborar un surtido son:

• Que satisfaga la mayoría de las necesidades de sus clientes. Para ello debemos tener un perfecto conocimiento de la clientela del establecimiento, tal y como señalamos en un artículo anterior.
• Que genere la mayor rentabilidad a la empresa. Se logrará cuando todo el surtido afianza la rentabilidad de la compañía.

Segunda Clave.- A la hora de constituir el surtido , debemos tener presente que nos podemos incorporar al mismo todos los productos que deseemos, debemos tener en cuenta las siguientes variables:

• Dimensiones de nuestras instalaciones . Por ejemplo en el caso de trabajar con tiendas propias, no hay que olvidar que la  tienda tiene una superficie y un mobiliario de exposición, los artículos que compongan nuestro surtido deben poder exponerse en el mobiliario de la sala de ventas de la tienda.
• Tipo de clientes. La elaboración del surtido se debe orientar sobre aquellos productos que más se adecuen a las expectativas los diferentes segmentos en los que se divide la clientela de nuestro establecimiento.
• Márgenes de los productos, niveles de stock. Estos dos componentes combinados deben alcanzar el objetivo de rentabilidad global de la tienda.

Tercera clave. Una vez definidos los objetivos del surtido y analizadas las variablesdebemos comenzar el proceso de elaboración del surtido conjugando de forma adecuada y ordenada las magnitudes del surtido, que detallamos a continuación:

• La amplitud indica el número de secciones existentes en un punto de venta, así como el número de necesidades distintas satisfechas.
• La profundidad determina el número de referencias que tiene una sección, es decir, la variedad de productos ofrecidos por satisfacer una misma necesidad.
• La coherencia establece el grado de homogeneidad del surtido (todas las familias tienen prácticamente la misma profundidad).

Cuarta clave. Cuando comience a negociar con proveedores tenga en cuenta también variables logísticas que tendrán una clara incidencia en la gestión posterior del surtido.  Variables como:

• Plazo de entrega.
• Mínimo de pedido.
• Unidades caja.
• Etc.

Quinta clave.- Disponga de una metodología de evaluación de proveedores que les permita seleccionar ante productos con características muy similares o segundas marcas elegir al proveedor que resulte más interesante para los objetivos de rentabilidad del surtido.

• Defina los criterios a valorar:
• Económicos. Precios, descuentos, etc.
• Logísticos.- Plazo, mínimo pedido, etc.
• Sistemas de Información.- Códigos de barra, atención cliente, etc.
• Pondere los factores. Dele un % de importancia a cada una de las variables.
• Valore a los proveedores. Puntué a los proveedores en cada factor entre 1 y 10.
• Evalué y elija. Multiplique para cada criterio la nota por la ponderación y sume todos los resultados, la mayor puntuación nos dirá el proveedor más interesante.

Gestión del surtido

Sexta Clave.- Disponga de una metodología de revisión y mejora continúa del surtido de la tienda.

• Análisis de la Situación Actual vs. Cobertura de Mercado. El objetivo de esta primera etapa es determinar la cobertura de mercado que se quiere conseguir con el surtido en ese distribuidor e identificar las referencias «cuestionables» o sobre las que se analizará en detalle si deben formar parte del nuevo surtido.
• Fijación de Objetivos. Puesto que el trabajo conjunto en Surtido Eficiente comienza siempre con el propósito común de mejorar la actuación en la categoría, éstos deben ser objeto de medición en todo el proceso.
• Análisis de Modificaciones en el actual surtido y Propuesta. Evaluación de aquellas referencias identificadas como cuestionables en el primer diagnostico del surtido y decisión final sobre su incorporación.
• Implementación. – Implantación de la propuesta decidida en los establecimientos del distribuidor.
• Evaluación. Medición de los resultados del nuevo surtido después de implementado y comparación con los objetivos previstos. Esta es la base para re-comenzar el proceso.

Séptima clave. Trabaje de una manera eficiente las altas de productos. Consideramos productos nuevos para el surtido:

• Los que son realmente nuevos, presentados por primera vez en el mercado.
• Productos ya existentes en el surtido pero mejorados.
• Productos ya existentes, pero no incluidos en nuestro surtido.

Existen una serie de criterios que se deben conocer para introducir un nuevo producto en el surtido:

• Evaluar las posibilidades de venta del producto dentro de la familia de productos, su posición en el mercado, rentabilidad esperada, los gustos de la clientela. Esta información se obtiene en parte del proveedor (estudios de mercado) y en parte del conocimiento de la clientela de la tienda
• Reputación comercial del proveedor.
• Precio de venta del producto comparado con los de la competencia.
• Imagen de calidad de la marca comparada con los productos competidores.
• Posible contribución del producto al margen de la familia.
• Ventajas de la compra: descuentos, promociones, forma de pago.

Si en la mayoría de estas preguntas encontramos una respuesta positiva deberíamos dar de alta el nuevo producto en el surtido de nuestra farmacia.

Octava clave.- Al igual que incorporamos productos debemos dar bajas.Un producto se puede eliminar del surtido por diferentes motivos: por la disminución de su contribución a la rentabilidad de la empresa, por perjudicar su imagen, por ser incoherente con la política comercial.Antes de eliminar un producto del surtido, debemos plantearnos las siguientes cuestiones:

• ¿Es un producto que atrae al cliente ? ¿En qué grado?
• ¿Qué porcentaje representan los clientes que compran ese producto respecto al total de los clientes?
• ¿Qué tipo de cliente es el que compra dicho producto?
• ¿Qué influencia tiene este producto sobre el resto que configura el surtido?

Si en la mayoría de estas preguntas encontramos una respuesta negativa deberíamos dar de baja el producto en nuestra tienda.

Novena clave.- Defina objetivos a las distintas categorías en las que se descompone el surtido. Los objetivos deben ir sobre variables como:

• Ventas.
• Beneficios.
• Cuota de mercado.
• Imagen.
• Etc.

Décima clave.- Compare los resultados con los objetivos de las distintas categorías en las que se descompone el surtido. Tome decisiones en función de los mismos en lo que se refiere a:

• Nº de productos que componen la categoría.
• Nivel de stock.
• Etc.

Una adecuada elaboración y gestión del surtido de la tienda nos va a proporcionar diferentes ventajas entre las que podemos destacar:

• Incremento de ventas.
• Disminución de devoluciones.
• Mejora en la rotación de stocks.
• Optimización de los costes operativos de manipulación y transporte.
• Menor volumen de trabajo administrativo.

No dejemos escapar estas ventajas y trabajemos de una manera adecuada con nuestros surtidos.