El VMI ( Inventario gestionado por el proveedor), es un procedimiento de actuación por el cual los proveedores en general, de acuerdo con sus clientes efectúan la gestión de inventarios de los productos que les suministran e incluso llegan a gestionar todo el ciclo de pedido y aprovisionamiento en su nombre.

En esta aplicación mas general del método, el objetivo del VMI es la delegación por el cliente en el proveedor de la operación rutinaria del negocio en el que ambos intervienen con la consiguiente adición de valor para ambas partes . Las ventajas de utilizar el VMI son las siguientes:

• Cliente .- Consigue una mayor eficiencia en todo el proceso de compra, aprovisionamiento y gestión de los productos vinculados con ese proveedor ya que se aumenta el nivel de servicio final al cliente evitando las faltas de mercancía, se reduce el inventario total como suma de los inventarios en curso y los inventarios físicos en almacenes y/o puntos de venta, y se disminuye de manera muy importante el coste asociado a las operaciones rutinarias de gestión.
• Vendedor .- Consigue una mayor eficiencia en el proceso al mejorar el proceso de reaprovisionamiento, aumentar el nivel de servicio al cliente  y poder unir de forma directa la planificación de la demanda con los procesos que se desarrollan aguas arriba: producción, compras y aprovisionamientos del proveedor. Igualmente, el proveedor  Igualmente, el proveedor genera unos importantes vínculos con el cliente basados en su generación de valor para el mismo, por lo que el grado de fidelización del cliente se incrementa notablemente.

Una aplicación práctica del VMI se realiza entre fabricantes y distribuidores en el inicio de la cadena de suministro, donde la demanda que origina las necesidades logísticas es la generada directamente por el consumidor final.

En los procesos VMI intervienen prácticamente todos los componentes de la cadena de suministro : proveedores, clientes, consumidores finales y operadores logísticos, desempeñando estos últimos , de forma habitual, actividades ligadas a los flujos de mercancía y en algunos casos también las ligadas a los flujos de información.

2.- Como se implanta

La implantación de este proceso requiere como requisito una actitud de colaboración abierta entre proveedores y clientes. Esta actitud es la base de los procedimientos ECR (Efficient Consumer Respose) que utilizan el trabajo conjunto entre los diferentes componentes  de la cadena de suministro para generar sinergia entre ellos.

El acuerdo entre las partes para establecer un programa VMI, se establece normalmente para gestionar los reaprovisionamientos eficientes del surtido normal.

Los principales requerimientos para la puesta en marcha del VMI se basan en establecer procedimientos para la gestión de los flujos de información ya que por lo general, los flujos de mercancía se mantienen con el mismo esquema de funcionamiento.

En la mayor parte de los casos los requerimientos son:

• Existencia de un programa informático portable
• Este programa lo utilizara el vendedor para acordar con el cliente los valores definitivos a utilizar en la prevision de la demanda

Para establecer estos valores que son la clave de unos buenos resultados , el proveedor calcula la previsión de la demanda por artículo y punto de venta en función de los datos históricos y de tendencias. Esta propuesta se presenta al cliente que la valida o la corrige con sus propios datos y/o estimaciones. Este proceso puede llevarse a cabo mediante el envío de la información al cliente , o bien como una actuación de la visita comercial.

En algunos casos el cliente expresara sus previsiones en unidades diferentes a las unidades físicas por artículo, por ejemplo, volumen de venta en pesetas de una determinada familia. Una optimización de este programa es la conversión de estas unidades monetarias en las correspondientes unidades físicas de venta.

El programa debe ser capaz de gestionar toda la operación de los diferentes clientes, de forma individual por cliente, por punto de venta y por artículo. Esta gestión incluye el manejo de los siguientes datos:

• Inventario físico del producto, tanto en el punto de venta como en los diferentes almacenes del cliente.
• Mercancía en curso pendiente de su llegada al cliente.
• Previsión de la demanda por artículo y por punto de venta en el plazo de un tiempo convenido.

El cálculo de esta previsión se efectúa con las bases de datos históricos y las fórmulas de ajuste estadístico que sean las mas apropiadas

• No es imprescindible pero mejora notablemente el proceso , la utilización de tecnología para la captura automática de datos, mediante la utilización del código de barras por ejemplo.
• Intercambio electrónico de datos. Al igual que en el punto anterior no es imprescindible para la implantación del VMI pero su utilización mejora de manera muy importante la fiabilidad de los datos.
• Exportabilidad de los datos compartidos.

Al igual que en los puntos anteriores esta condición no es imprescindible en teoría pero en la práctica, y en función del volumen de datos manejados, puede hacer que los problemas en la exportabilidad importabilidad  de los datos compartidos hagan inviable la implantación del sistema

El VMI constituye un procedimiento  avanzado de gestión que aporta un valor añadido para cada una de las partes en los procesos rutinarios del negocio, frente a la operatividad tradicional.

La delegación por el cliente de la gestión de estos procesos no implica una perdida de control sobre los mismos, sino que la refuerza por una mejor gestión y coordinación con su vendedor tanto en los flujos físicos de mercancía como en los flujos de información.

La utilización del VMI junto con otras prácticas de gestión tal como el DPP y la Gestión por Categorías contribuye a reforzar los vínculos y, la generación de sinergías entre las partes intervinientes respecto a los procesos logísticos y las políticas comerciales