¿Por qué no me cuadra mi inventario?

Comenzamos el año 2013, deseando a todos los que os acercáis a este rincón del conocimiento logístico mucha suerte a lo largo del año y que se cumplan todos vuestros sueños.

Vamos a iniciar el año cambiando de tercio, los que nos vais siguiendo, habréis comprobado como a lo largo del último mes del año 2012 hemos estado analizando de manera fundamental todo lo referente a la formación del personal del área logística, desde los operarios de almacén hasta los directivos del área. En 2013 vamos a comenzar analizando otro tema que creemos de alto interés para las empresas el inventario.

Comencemos por realizar una definición de inventario:

  • Según el RAE: (Del lat. inventarĭum).
    • m. Asiento de los bienes y demás cosas pertenecientes a una persona o comunidad, hecho con orden y precisión.
    • m. Papel o documento en que están escritas dichas cosas.

 

  • Nuestra definición:
    • Relación ordenada de bienes y existencias de una entidad o empresa, a una fecha determinada.
    •  Contablemente es una cuenta de activo circulante que representa el valor de las mercancías existentes en un almacén.
    • En términos generales, es la relación o lista de los bienes materiales y derechos pertenecientes a una persona o comunidad, hecha con orden y claridad.
    • En contabilidad, el inventario es una relación detallada de las existencias materiales comprendidas en el activo, la cual debe mostrar el número de unidades en existencia, la descripción de los artículos, los precios unitarios, el importe de cada renglón, las sumas parciales por grupos y clasificaciones y el total del inventario.

A lo largo de estos primeros días del año 2013 muchos de vosotr@s vais a realizar un inventario físico en vuestros almacenes y os vais a encontrar que en muchos de los artículos con diferencias de inventario, es decir  “Diferencia entre el stock teórico (lo que la contabilidad nos dice que debe haber) y el stock real (lo que el inventario nos dice que hay)”.

Cuando nos aparezca esta diferencia la primera pregunta que deberemos resolver es de dónde viene esa diferencia, desde nuestra perspectiva las causas más habituales son las siguientes:

  • Fallos en los procesos de descarga / Errores en recepción. Estos se producen cuándo en este proceso no se realiza un adecuado control cuantitativo o cualitativo, introduciendo el error en el control a través del proceso administrativo a nuestro inventario
    • Error  administrativo del proveedor: En el momento de transcripción del pedido, se produce una grabación errónea
    • Error en el envío del proveedor:  Cuándo en el proceso de picking se produce una equivocación y nos entrega una mercancía por otra o una cantidad inferior a la señalada en el albarán
    • Errores en el transporte. Consecuencia de una entrega errónea del transportista o de entrega de productos averiados o en mal estado.
    • Errores en el proceso de control  cuantitativo o cualitativo en nuestro almacén.
    • Errores administrativos al incorporar la información al sistema de información en nuestro almacén

 

  • Perdida de mercancía en operaciones de almacenaje. Estos se producen cuándo NO se localiza la mercancía en nuestro almacén consecuencia de una colocación errónea o de movimientos internos no controlados.
    • Las causas de estos fallos vienen por:
      • Falta de codificación del almacén.
      • No existencia de un S.G.A.
      • Movimiento realizados por el personal sin documento operativo que los marquen.
  • Errores en preparación de pedidos / Mala recepción en cliente. Estos se producen cuándo se realiza un envío de producto defectuoso en cantidad o referencia al cliente, y/ o el almacén no recibe información sobre ese error.
    • Errores administrativos en la grabación de pedidos de clientes.
    • Errores de extracción del operario encargado de realizar la operación de picking.
    • Errores en los procesos de carga tanto en nuestro almacén como en la empresa de transporte.
    • Errores de entrega del transportista.
    • Errores en la recepción de pedidos en clientes.
  • Averías. Estos se producen cuándo se produce una rotura o avería del producto en el almacén en cualquier proceso operativo y no se produce el correspondiente movimiento administrativo.
    • Las causas de estos fallos vienen por:
      • Falta de formación  o exceso de confianza de operarios en manejo de maquinaria.
      • Poca responsabilidad del equipo de operarios del almacén.
      • Falta de visión del equipo operarios  de la incidencia de una avería en el resto de procesos de la empresa.

 

  • Otros. Errores en el inventario, que pueden surgir por otra serie de factores como son
    • Mermas.
    • Hurto interno.
    • Hurto externo.
    • Etc.

A lo largo de próximas entradas seguiremos trabajando el tema del inventario, tanto desde la perspectiva de control del mismo como posteriormente de su gestión.

Saludos

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