¿Podemos mejorar la Perdida Desconocida? (I)

Cerrado el tema del control del inventario, vamos a tratar el tema de la perdida desconocida, como factor que complemente el aspecto del inventario, espero que os resulte interesante.

Para poder hablar de mejora antes debemos definir este concepto , existen muchas formas de definirlo:.

  • “parte de beneficios esperados que, de acuerdo con el nivel de stocks en los inventarios, no llega a obtenerse”.
  • “diferencia entre los stocks teóricos y los stocks reales.

A lo largo del presente artículo, vamos a trabajar, con la segunda definición la cuál podemos considerar más sencilla. Una vez tenemos claro el concepto debemos pasar a analizar los motivos que pueden llevar a que los stocks teóricos y reales mantengan una diferencia, esto se puede deber a tres motivos:

  • Hurto Externo: Provocado por personas ajenas a la empresa.
  • Hurto Interno: Producido por los empleados de la propia organización o personas relacionadas laboralmente con la empresa.
  • Errores de Gestión: Derivados de fallos de gestión no intencionados. Por ejemplo, la anotación de ventas con precios erróneos, la recepción de productos sin un adecuado control, etc.

De manera general para el sector de la distribución comercial las estadísticas reflejan que la perdida desconocida se mueve alrededor del 1,2% y se reparte entre los motivos señalados de acuerdo a los % que reflejamos en el siguiente gráfico:

Perdida desconocida

El primer paso para reducir y atajar el impacto de la pérdida desconocida en la tienda es conocer exactamente cuál es nuestro % de diferencia entre el stock teórico y el real con respecto a las ventas de nuestro establecimiento. Los datos los obtendremos:

  • El  stock teórico nos viene marcado por el sistema informático el cuál realiza el siguiente cálculo : Stock Teórico = Stock Inicial – Salidas de producto (Ventas, devoluciones a proveedores, mermas, roturas, taras) + Entradas de producto (Compras, devoluciones de clientes).
  • El stock real obliga a la tienda a contar la mercancía que tiene en el establecimiento a través de un inventario físico cíclico o rotativo.

Realizar este trabajo de cálculo de la diferencia de inventario, para una almacén o tienda pequeña es un gran problema de horas adicionales de trabajo, con lo cual lo importante es definir un conjunto de criterios para el control, a continuación se exponen diversas posibilidades y cada uno  deberá escoger uno o un conjunto de ellos, la tienda debe realizar el cálculo con una  frecuencia proporcional al riesgo que cada sección, categoría, producto, etc.. tenga a efectos de ser hurtado, o ser foco de errores. Para establecer esta frecuencia se recomienda tener en consideración:

  • El atractivo de los productos de cara a los hurtadores.
  • La situación en la tienda. Aquellos productos situados en puntos críticos de la tienda tienen más posibilidades de ser hurtados.
  • La rotación del producto.
  • Las diferencias de inventario detectadas anteriormente.
  • Etc.

Otro factor básico es que no se produzca ningún tipo de anomalía en el cálculo de los parámetros que nos van a indicar la diferencia de inventario, a continuación se señalan potenciales errores de cara a que los responsables de la tienda no caigan en ellos:

  • Equivocarse en la selección de corte de los últimos movimientos que van a intervenir en el cálculo del inventario teórico. Ejemplo: Si ha habido ventas mientras se realiza el inventario físico y estos movimientos no se han incluido en el cálculo del inventario teórico que usaremos para calcular la diferencia, el resultado arrojará que “faltan” unas unidades cuando éstas han sido vendidas, pero no incluidas en el cálculo.
  • Manejar información errónea o bien incompleta. En este sentido son especialmente críticos los siguientes procedimientos y documentos:

Para la realización del inventario teórico son fuente de riesgo:

  • La información automática de salida de almacén o  venta diaria de las tiendas. Son fuente de inventarios erróneos:
    •  Duplicar las ventas.
    • Realizar envíos incorrectos de ventas.
    • Mezclar artículos entre varios códigos.
  • Los albaranes de almacén.
  • Facturas referentes a entregas directas a tienda.
  • Devoluciones de producto.
  • Regularizaciones de precio.
  • Autoconsumos.
  • Recepciones incorrectas.

Para la realización del inventario físico son fuentes de riesgo:

  • Productos que están situados en más de un punto de la tienda, almacén… Esto puede hacer que el cálculo muestre pérdidas de producto cuando no es así.
  • Productos con varios componentes: Si uno de los componentes ha ‘desaparecido’, y no se comprueba que están todos puede que en el conteo físico no se detecte esta pérdida.
  • Almacenes y tiendas desordenadas: Dificultan la tarea de contar físicamente los productos.

El cálculo de la diferencia de inventario nos dice la cuantía de las pérdidas que ha sufrido la empresa, pero en ningún caso nos permite determinar que parte de esa pérdida es debida al Hurto Externo, Hurto Interno y a los Errores. Para obtener una aproximación de este dato la única forma es recopilar información de los incidentes que se produzcan en la tienda, y a partir de ella, extraer conclusiones que nos permitan ponderar el peso de las tres causas.

La ponderación de la importancia de los tres factores puede ayudarnos a realizar un mejor diagnóstico de la situación, y por lo tanto sernos útil también a la hora de localizar recursos.

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