Hoy en día todavía quedan muchas personas que consideran  que trabajar en el almacén es como estar en la segunda división de la gestión empresarial, pero el almacén se ha convertido en un punto neurálgico dentro del funcionamiento de una compañía, tal y como podemos reflejar en una breve definición de esta actividad:

Función de la logística que permite mantener cercanos los productos a los distintos mercados, al tiempo que puede ajustar la producción a los niveles de la demanda y facilita el servicio al cliente

En el funcionamiento del almacén confluyen intereses de diferentes departamentos de la empresa, los cuales necesitan del mismo para poder cumplir con sus objetivos, entre las áreas que presentan un mayor interés en el funcionamiento del almacén cabe destacar:

• Marketing/ Comercial.- Su objetivo es disponer de puntos de almacenaje lo mas cercanos al cliente, con la cantidad suficiente de stock de producto terminado para con ello conseguir el mejor nivel de servicio al cliente tanto en tiempo como en cantidad.
• Financiero .- Su objetivo es disponer del menor número de puntos de almacenaje, con los stocks mas bajos posibles para conseguir una optimización de costes y con ello la mejor rentabilidad empresarial
• Producción.– Al igual que Marketing persigue disponer del stock suficiente de materia prima y del espacio suficiente en almacenes que permita que no exista en ningún momento problemas en el funcionamiento del proceso productivo.

Teniendo en cuenta, los objetivos que persiguen los departamentos que se relacionan con la función de almacenaje, deberemos establecer unos objetivos generales de partida tanto para el diseño del almacén como para la posterior gestión del mismo:´

• Objetivos relacionados con el coste:
  • Aprovechar el espacio.
  • Optimizar los tiempos de manipulación.
  • Facilitar el control de los inventarios.
  • Ajustar los niveles de inversión a las necesidades del producto/ cliente.

• Objetivos relacionados con el servicio:
  • Disminuir el número de errores en el servicio al cliente.
  • Mantener la rotación de stocks a un nivel que no genere ni excesos ni roturas del mismo.
  • Capacidad de adecuarse a la evolución de las necesidades de los clientes/ productos.

Una vez que nos hemos fijado un punto de partida vamos a desarrollar los factores a tener en cuenta para un adecuado funcionamiento del almacén, intentándonos responder a una serie de preguntas:

¿Por qué necesitamos un almacén?

Los motivos por los que habitualmente una empresa dispone de almacenaje propio o subcontratado pueden ser  varios y totalmente diferentes en función de las características de la empresa en especial por el proceso operativo de la misma, la gama de productos y las características de los clientes. Los motivos más genéricos por los que habitualmente una empresa dispone de espacios dedicados al almacenaje son:

• Desequilibrios entre oferta y demanda.- Escasos son los productos cuya demanda coincide, en tiempo y cantidad, con su oferta. La evolución de la gestión empresarial con la vista puesta en la calidad de servicio al cliente (menores tiempos de entrega, entrega de todos los productos solicitados y en la cantidad exacta) genera a muchas empresas la necesidad de almacenar los productos de cara a conseguir:

1. Reducir las demandas insatisfechas que pudieran producirse por problemas en el transporte, falta de previsión de los proveedores, y otras eventualidades.
2. Optimizar los tiempos de respuesta en la entrega de mercancías.

• Reducción de costes.- El coste logístico cada vez tiene una mayor incidencia en el coste total de la empresa, en algunas ocasiones la existencia de puntos de almacenaje puede generar una optimización del coste logístico de la empresa, podemos analizar dos situaciones:
  1. Reducción de costes de aprovisionamiento.- La disminución que se consigue en el precio de compra de la mercancía  y en los procesos administrativos a realizar es superior al incremento de coste que implica  mantener stock ( financieros + espacio) y en los procesos de manipulación e incluso transporte que debemos realizar.
  2. Reducción de costes de mala calidad de servicio.- El beneficio tanto cuantitativo como cualitativo que tiene la empresa  por el incremento de ventas que se genera por disponer de un almacén cercano al cliente es superior a los costes de espacio, administrativos, manipulación y transporte en los cuales incurrimos.
• Complemento al proceso productivo.- Los procesos de producción obligan en ocasiones a disponer de almacenes por diferentes motivos:
  1. Necesidad de procesos de maduración del producto elaborado  o controles de calidad a realizar al mismo que obligan a una paralización temporal en nuestras instalaciones. En este caso no hay ningún análisis es una obligación
  2. Necesidad de mantener materias primas por obligación consecuencia de las características del servicio que nos presta el proveedor, el coste de parada de la cadena productiva es suprior a los costes logísticos en los que incurrimos.

La empresa tiene que analizar y valorar el tipo de almacén que necesita en función de diferentes criterios, no solo teniendo en cuenta aspectos relacionados con la cadena logística, esta es una decisión estratégica y en ella se deben ver involucrados todos los departamentos de la empresa, los aspectos que se  deben analizar son los siguientes:

¿Qué opciones dispone la empresa?

Una empresa dispone de u número elevado de opciones a la hora de definir las características básicas de su red de almacenes, el conjunto de departamentos implicados deberán tomar decisiones de manera colegiada para que el trabajo posterior nos lleve a conseguir un equilibrio adecuado entre servicio al cliente y costes.

El análisis a la hora de seleccionar la opción idónea se debe plantear desde tres niveles:

NIVEL ESTRATÉGICO / FINANCIERO.- Las primeras opciones a valorar sobre el tipo de almacén que necesita nuestra empresa están situadas en el nivel estratégico y estarán marcadas por este aspecto y por las características de la inversión. Debemos decidir según:

• La visión estratégica de esta actividad y el coste del almacenaje y la manipulación. La empresa en función de estos dos aspectos puede optar por encargarse de la función de almacenaje o bien delegarla en una empresa externa.
• Las características de adquisición o de uso:.Este desglose se abre en el caso de que la empresa haya optado por disponer de la función de almacenaje en propiedad, realizándola en sus propias instalaciones (almacén propio, leasing)o que estas se encuentren bajo su responsabilidad (almacén en alquiler):
• El proceso operativo de la empresa, y los productos que fabrica. El ciclo operativo de la empresa nos puede llevar a disponer de almacenes dedicados a diferentes tipos de productos.
• La situación y características de los clientes y del tipo de servicio que debamos prestarle. La localización de nuestros clientes, sus características y el tipo de servicio que debamos prestarle.

NIVEL OPERACIONES ALMACÉN. El último factor de decisión y por tanto característica que le podemos poner a los tipos de almacenes que tiene la empresa, estará en función del proceso operativo interno que vendrá marcado por las características físicas de la nave y el producto y los criterios de gestión que establezcamos para su funcionamiento.

NIVEL ORGANIZACIÓN INTERNA / SERVICIO AL CLIENTE. Una vez tomada la decisión oportuna, entran en juego las otras áreas de la empresa con las que hemos señalado que la función de almacenaje mantiene una relación estrecha como son Marketing/ Comercial y Producción. En este caso debemos decidir que tipo de almacén necesitamos en función de:

¿Dónde debo situar mis puntos de almacenaje?

Normalmente el problema de determinar la mejor ubicación de los almacenes es muy complejo puesto que las variables son elevadas y algunas desconocidas; pero los métodos cuantitativos ofrecen buenas directrices generales, siendo los factores intuitivos y la experiencia los que deben complementar las deficiencias de los métodos matemáticos.

El proceso de trabajo que debemos llevar constaría fundamentalmente de dos etapas:

• LOCALIZACIÓN DE LA ZONA GENERAL.- En esta etapa, nuestro objetivo es definir una zona mas o menos amplia que nos permita a continuación pasar a realizar un análisis detallado de las diferentes opciones de naves, operadores logísticos  o terrenos que se presentan en la misma, en esta etapa influyen por tanto de manera fundamental factores cuantitativos como son :
  • Costes de transporte, espacio, manipulación, etc.
  • Objetivo del nivel de servicio que queremos prestar a los clientes.

• ELECCIÓN DEL PUNTO CONCRETO DE ALMACENAJE. Es un análisis con un carácter más cualitativo y sobre naves o terrenos concretos, de cara a localizar un punto que esté dotado de las condiciones y medios más adecuados, dentro de lo posible, para cumplir con las funciones objeto de su búsqueda.

¿Qué medios de almacenaje y manipulación debo utilizar?

La necesidad que hoy en día tienen todos los almacenes de conseguir objetivos relacionados con el coste y con el servicio a clientes, ha generado que el sector relacionado con los elementos de manutención haya tenido en los últimos años una evolución constante persiguiendo optimizar la utilización del espacio, y disminuir los tiempos de manipulación en el almacén (es aconsejable visitar páginas especializadas como http://www.logismarket.com)

Para poder respondernos a esta pregunta deberíamos recoger información sobre los siguientes aspectos de cada de los diferentes elementos de manutención que queremos utilizar en nuestro almacén:

• Coste de explotación.- Incluye absolutamente todos los costes relacionados con el elemento de manutención durante toda su vida útil. Son, en definitiva. los costes operativos y financieros, a modo de ejemplo generalista podemos señalar que se compone habitualmente de los siguientes conceptos:
  • Costes relacionados con la inversión.
  • Costes relacionados con el funcionamiento a lo largo de su vida útil, estos costes pueden tener un pequeño incremento conforme la edad va creciendo.
  • Coste de mantenimiento anual x Número de años vida útil
  • Coste de reparaciones anual x Número de años vida útil.
  • Coste de energía anual x Número de años vida útil.
  • Costes relacionados con los recursos humanos.

• Rendimiento del elemento de manutención. Este dato estará en función del tipo de elemento del que estemos hablando, en el caso de una carretilla elevadora hablaríamos de los pallets que mueve la maquina al día. El rendimiento depende de varios factores, muchos de ellos de difícil cuantificación. Los factores a tener en cuenta son los siguientes:
  • Prestaciones.
  • La organización del almacén.
  • .La ergonomía

Una vez recopilada toda la información ya podremos realizar el cálculo de rentabilidad y elegir la opción que más se adecue a nuestras necesidades como:

Costes de explotación / Rendimiento.

¿Qué zonas necesito para desarrollar de forma adecuada mi actividad?

Una vez hemos analizado las diferentes posibilidades de elementos que podemos utilizar en el almacén de cara a almacenar o manipular el producto, ha llegado el momento de comenzar a pensar como podemos definir nuestras necesidades de espacio. En un almacén podemos distinguir dos grandes tipos de espacios:

• Espacios relacionados con el flujo de la mercancía. Tienen una relación directa con los procesos operativos que debemos realizar en la empresa, de manera genérica podemos decir que en un almacén nos deben aparecer las siguientes zonas o espacios:

• Otros espacios utilizados para apoyo a los procesos de movimiento de mercancía. Dentro de los espacios que vamos a necesitar para ubicar zonas necesarias para aspectos de apoyo al movimiento de mercancías o relacionadas con los mismos tenemos:

¿Cómo puedo gestionar mi almacén?

Una vez nos encontramos con nuestro almacén totalmente diseñado, y como en cualquier otro punto dónde realizamos cualquier tipo de convivencia es necesario establecer unas normas básicas de actuación que permita a todas las áreas que van a intervenir en el proceso de gestión del almacén tener un marco de relación redefinido y adecuado a las necesidades de la empresa. Las normas básicas a establecer deberían estar relacionadas con los siguientes aspectos:

• Señalizar el almacén como si de una ciudad se tratase para conseguir :
  • Optimizar los tiempos de manipulación.
  • Disminuir los riesgos laborales, incrementando la seguridad de todo el personal de la empresa.
  • Definir los criterios de actuación en las diferentes procesos operativos que incidan en los procesos de manipulación y almacenaje que se realicen en el almacén, con las vistas puestas en conseguir:
    • Mejorar el nivel de servicio al cliente.
    • Optimizar los costes operativos de la empresa.

 

¿Cuáles son los procesos de manipulación y su incidencia en la gestión empresarial?

La actividad de un almacén se encuentra centrada en diferentes procesos de manipulación que cubren todo el ciclo, desde que la mercancía llega a las instalaciones del almacén, hasta que esta sale hacia los clientes, a lo largo de este camino se realizan diferentes procesos de manipulación que están en función de :

• Las características físicas del producto, en este capítulo en este aspecto nos referiremos a los aspectos básicos a tener en cuenta en envases, embalajes y elementos de transporte.
• La estructura física del almacén así como de los medios de los que se encuentre dotado carretillas, estanterías etc. Para realizar los procesos de manipulación.
• El personal de que se dispone tanto en cantidad como en nivel de formación.
  • Las características de los clientes, tanto en  los pedidos que nos realizan, como en el plazo  que disponemos para realizar la entrega.

Pese a que en la forma de realizar los procesos vamos a encontrar diferencias por los factores señalados, de manera genérica podemos señalar que en un almacén  se realizan los siguientes procesos de manipulación:

• Procesos de entrada .- Denominamos así a todas aquellas operaciones que se realizan hasta que la mercancía se encuentra situada en la zona de almacenaje, entre ellos tenemos:
  • Descarga / Recepción.
  • Devolución de cliente.
  • Ubicación de productos.
  • Proceso de salida.- Con este nombre se señalan todas las operaciones de manipulación que realizamos para poner el pedido solicitado por un cliente en sus manos, entre ellas tenemos:
    • Reposición de picking.
    • Preparación de pedidos.
    • Devoluciones a proveedor.
    • Control de expedición/ carga.

La incidencia en la gestión empresarial viene marcada por una serie de aspectos que hoy en día se convierten en elementos diferenciadores de la competitividad empresarial, entre ellos podemos destacar:

• No generación de errores en los procesos de picking, lo cual tiene una importante incidencia en el servicio al cliente y por tanto en su satisfacción.
• Coordinación entre los movimientos físicos y los administrativos de cara a mejorar el control del inventario y por tanto optimizar tanto los costes financieros, y los ocultos por la aparición de roturas de stock y generación de diferencias de inventario.
• Productividad de los operarios, con una clara incidencia en los costes de manipulación.

CONCLUSIÓN.

El almacén hoy en día es un elemento imprescindible en la cadena de suministro, optimizar todos los aspectos relacionados con su gestión exige cada día de equipos profesionales y sistemas más especializados, e incluso de soluciones específicas en función de algunas de los aspectos que hemos analizado en el presente artículo.