En la fase de análisis y estudio, como de cara a la solicitud de ofertas a los proveedores logísticos, existen varios problemas con los que nos podemos encontrar:

• Uno de los problemas más habituales con los que nos solemos encontrar, es con la calidad de las información y datos con los que tenemos que realizar ambos trabajos.Durante la fase de estudio, los datos se comparten con los proveedores de servicios logísticos como base para la elaboración del presupuesto. A menudo los datos como unidades de medición, peso, dimensiones y unidades vendidas resultan poco fiables en un contexto operativo. Pensando en la propuesta, los datos se han modelado y se han extraído de varios sistemas de fuentes de datos. Durante el proyecto de implementación surgen incidencias informáticas, ya que los datos no tienen la misma calidad que la de los presentados durante la propuesta. Por este motivo, pueden surgir incidencias operativas y de costes, ya que la falta de datos genera más excepciones y trabajo manual. La calidad de los datos es clave para un presupuesto fiable del proveedor de servicios logísticos y nos hará́ la vida mucho más fácil durante la fase de implementación del proyecto.

Si no existen datos o estos no son fiables, la solución siempre va a tener errores

• El segundo de los problemas que nos podemos encontrar en esta etapa, es la falta de procedimientos escritos, o que en esos procedimientos no estén reflejados los conocimientos y maneras de funcionar que se ha ido generando de manera automática en el funcionamiento diario de la compañía. Por ejemplo, no captar patrones de apilamiento específicos de un cliente o requisitos de embalaje especiales no documentados puede suponer un problema serio de servicio durante el proyecto de implantación de la externalización. Los empleados de todas las categorías dentro de proceso operativo pueden tener conocimientos cruciales, no documentados, sobre el proceso, que deben tenerse en cuenta.

Todo se debe documentar, lo no documentado no se puede conocer.

• En las propuestas que nos presentan los operadores logísticos, los procesos operativos estándar suelen estar bien definidos y descritos. Las excepciones no suelen incluirse en la propuesta y, por tanto, no se presupuestan. Cuando se identifican procesos excepcionales de cualquier tipo, su frecuencia suele subestimarse en la fase de propuesta y no se gestionan durante la puesta en marcha. Los costes adicionales de las excepciones al proceso estándar no suelen incluirse en el presupuesto de servicios logísticos y pueden suponer sorpresas cuando reciba la factura. Especialmente durante la fase de implementación, las sorpresas minan la confianza en el equipo del proyecto. Las excepciones al proceso estándar y la frecuencia de estas excepciones deben acordarse en detalle durante las negociaciones. Durante la fase de implementación, una metodología de resolución de problemas y un procedimiento de escalamiento pueden garantizar que estas excepciones se traten al nivel que merecen.

La excepción debe confirmar la regla.

El nivel de detalle y fiabilidad que se consiga con la propuesta, se va a convertir en un factor básico de cara a una adecuada relación entre el cliente y el operador logístico en un futuro.