Y por fin llegamos a la última etapa, implementamos el proyecto con el operador logístico seleccionado, y también en este último punto aunque hayamos realizado un trabajo adecuado en las anteriores fases podemos cometer errores:

• La comunicación y los procesos informáticos no funcionan adecuadamente. Un plan de pruebas informático bien planificado y estructurado es fundamental para el éxito de la implementación. Las interfaces entre sus propios sistemas, el sistema de gestión de almacén de su proveedor de servicios logísticos y el sistema de gestión del transporte han de comprobarse de manera exhaustiva. Debido a la presión de los plazos, a veces el plan no incluye todos los procesos y faltan posibles excepciones. Además, estos procesos a menudo solamente se prueban por etapas individuales y no siempre resultan en un proceso de pruebas completo. Comprobar las interfaces informáticas y los sistemas a lo largo de todo el ciclo, desde el pedido hasta la entrega, incluyendo la recogida del paquete y el envío, reduce significativamente los errores de puesta en marcha.

Hay que tener en cuenta todos los detalles y probar todo

• Es necesario formar un equipo integrado y conjuntado entre los recursos humanos de nuestra empresa y del operador logístico. El proyecto de implementación de la externalización del almacén es una
  curva de aprendizaje dificultosa para los profesionales de logística y la dirección de una organización. La naturaleza del proyecto y la metodología de trabajo de la implementación suelen ser un territorio poco conocido para los responsables de logística. Hay que evitar que dos equipos trabajen en paralelo en lugar de formar un equipo integrado.

Equipo y partido a partido.

• Los servicios externalizados ya no los dominamos nosotros, la planificación y el control son las herramientas básicas. La gestión de su proceso logístico a través de un operador logístico contratado requiere competencias diferentes en comparación con las de un almacén propio. Negociar el acuerdo sobre el nivel de servicio, medir el rendimiento basándose en datos inequívocos, guiándose por indicadores clave de rendimiento (KPIs), implantar mejoras continuas o gestionar un acuerdo de bonificaciones/ penalizaciones es radicalmente diferente a gestionar la típica estructura jerárquica de un almacén propio. En lugar de reuniones y acuerdos ad-hoc, es fundamental dejar claros los objetivos de negocio y concertar reuniones periódicas entre la dirección con la intención de realizar cambios estructurales en el acuerdo del nivel de servicio. Aparte de eso, deje que su proveedor de servicios logísticos se encargue del trabajo.

El cambio es importante

• Medir de manera adecuada y mejorar. Es importante comprender de dónde viene la información y crear una línea de referencia de los KPIs más relevantes. Hay que trabajar conjuntamente para guiar las operaciones, mejorando el rendimiento rápidamente. También es importante compartir los éxitos con las partes implicadas para ganar confianza en la operación. Esto no se puede hacer sin acordar conjuntamente la medición del rendimiento.

Control y mejora conjunta, factor imprescindible

• Cambios sobre todo informáticos durante el proceso de puesta en marcha van a ser una constante de la relación con el operador logístico. Hay que tener muy claros los cambios, modificaciones y ajustes a realizar, analizar las ventajas que nos aportan y establecer un proyecto de cambios constante y continuo. Los requerimientos imprevistos suelen terminar en discusiones y por tanto en incrementos de costes y problemas de servicio a los clientes.

Los cambios informáticos se deben analizar bajo el prisma de la rentabilidad