La importancia del almacén

Este próximo fin de semana, empiezo a dar el seminario de Gestión de almacén en los Masters de Logística de Esic, y para ir calentando motores, quiero empezar a hablar un poco sobre el tema en el blog, para ello empezaremos por valorar las causas por las cuales el almacén puede llegar a ser un desastre.

 

  • No dispone de suficiente capacidad de almacenamiento. Su almacén no dispone de huecos libres para dejar mercancía y está en el momento actual se encuentra colocada por pasillos o zonas que en un principio no están destinadas a almacenar mercancía.

Si su almacén presenta este problema las consecuencias habituales serán:

  • Pérdida de productividad.- El tiempo de manipulación de la mercancía se verá incrementado (necesitará más tiempo para realizar cualquier operación en el almacén), el plazo de entrega a sus clientes por lo tanto será mayor y si quiere que este no se escape demasiado la solución viene marcada por incrementar el número de personas.
  • Diferencias de inventario.- La falta de espacio genera que se incrementen los errores en el inventario por roturas físicas de mercancía, problemas en la localización de mercancía.
  • Problemas en el servicio a los clientes. Cuando el almacén tiene problemas de capacidad se suelen incrementar los plazos de entrega en el servicio al cliente, así como los errores cometidos con los mismos.

Las posibles soluciones que podemos poner en marcha para mejorar la capacidad de almacenamiento son:

  • Analice de manera continuada sus inventarios, de cara a tomar decisiones comerciales con aquellos productos que se mantienen en su stock durante periodos de tiempo elevados (más de 3 meses).
  • Modifique el sistema de aprovisionamiento de aquellas referencias que tienen unos niveles de venta muy bajos, manteniendo los mínimos niveles de stock posibles.
    • Ajuste sus pedidos a módulos de almacenaje completos (pallet).
    • Negocie con su proveedor para ajustar los mínimos de pedido, a sus necesidades.
  • Disponga de un operador logístico dónde poder almacenar por periodos de tiempo cortos, los pallets que superan su capacidad de almacenaje.
  • La organización del almacén (lay out), no es adecuada a las necesidades operativas del mismo.En muchos casos el almacén no dispone de una configuración adecuada a la evolución que ha tenido la empresa en gama, clientes, etc.

Las consecuencias habituales serán:

  • Pérdida de productividad.- Una mala organización del almacén incrementa los recorridos que realizan los operarios de manipulación
  • Mal aprovechamiento de la capacidad de almacenaje.- No disponer de los recursos adecuados tanto en maquinaría como en estanterías para el tratamiento de la mercancía, disminuye la capacidad de almacenaje y genera problemas en los procesos operativos tanto de almacenaje como de preparación.
  • Inadecuado tratamiento de productos. Existen algunos productos que por sus características requieren tratamientos específicos de seguridad temperatura, etc. El no disponer de zonas adecuadas para el tratamiento de los mismos genera problemas de calidad al producto o de seguridad en la operativa del almacén.

Las potenciales soluciones son:

  • Disponga en su almacén de espacios totalmente marcados, para cada uno de los procesos operativos que se deben desarrollar en el mismo.
  • Analice periódicamente los requerimientos de sus productos y de sus clientes para ajustar los recursos operativos (estanterías y carretillas a sus necesidades).
  • No se conoce de manera exacta la ubicación de la mercancía. Solo el personal que trabaja en el almacén, tiene el conocimiento de dónde se encuentra situado el stock de los diferentes productos.

Las consecuencias habituales serán:

  • Pérdida de productividad.- Se suele perder bastante tiempo en localizar determinadas mercancías, esto genera la necesidad de más recursos humanos o carretillas para la realización de los procesos operativos del almacén.
  • Problemas de inventario, Caducidad, Obsolescencia. Hay mercancías que en ocasiones se quedan en cualquier rincón del almacén y al no encontrarlas se empiezan a realizar ajustes de inventario. También suele darse la situación que el producto caduque o se quede obsoleto con el correspondiente coste para la empresa.

Las potenciales soluciones son:

  • Dote a su almacén de un software(SGA) para la gestión de las ubicaciones del mismo, y de los procesos operativos que en el mismo se desarrollan.
  • Realice inventarios permanentes, para detectar los potenciales errores de colocación de mercancía o de cantidades en las diferentes ubicaciones de su almacén.
  • Las equivocaciones que se producen en las operaciones de picking, son generadoras de altos costes para la empresa.
  • Errores en la preparación de pedidos a clientes, con el consiguiente movimiento de devolución. Las equivocaciones que se producen en las operaciones de picking, son generadoras de altos costes para la empresa.

Las consecuencias habituales serán:

  • Incremento del volumen de trabajo.- Cuando cometemos un error con un cliente, el nivel de trabajo para el almacén se multiplica por 3, con lo cual nos crecen las necesidades de recursos y por tanto los costes.
  • Diferencias de inventario. Los errores con clientes no se detectan en el 100% de las ocasiones, lo cuál conlleva que se empiecen a producir diferencias de inventario en la gama de productos que trabajamos en nuestro almacén..

Las potenciales soluciones son:

  • Aplicar una de las tecnologías existentes para realizar el picking, puede ayudar a incrementar la eficiencia de las actividades llevadas a cabo en los Qué sistema se utilice, puede servir de indicador sobre el nivel tecnológico de la empresa, aunque cada empresa deberá sopesar sus necesidades y valorar qué sistema es el más conveniente para su actividad concreta. Hay varios sistemas que se pueden utilizar, entre otros:
    • Picking por luz indicadora o
    • Picking por
  • Mediante lista de
  • Picking automático (en este caso es el producto el que va al operario)

 

CONCLUSIÓN.- Los almacenes son centros operativos en los cuales debemos intentar realizar las operaciones de manipulación cada día de una manera más ágil para cubrir las expectativas de servicio que tiene el cliente, además de cumplir por supuesto con la función de mantener el inventario de la empresa, de una manera controlada.

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