En pleno siglo XXI, con todos los avances tecnológicos existentes, todavía nos encontramos en el mundo de la logística con un parámetro que se escapa del control 100%  de las empresas que trabajan en este sector el INVENTARIO.

Disponer de un inventario controlado significa para las empresas de logística conseguir diferenciarse de su competencia, estos aspectos de diferenciación los podríamos resumir en:

• Servicio al cliente. – Garantizar que el cliente que nos realiza un pedido a nuestro almacén o llega a nuestras tiendas va a ser capaz de recibir o encontrar los productos que necesita o desea adquirir.
• Costes. – Disponer de las cantidades adecuadas de cada uno de los productos que componen nuestra colección de artículos nos permite inmovilizar el capital adecuado en stock, no necesitar espacio excesivo en nuestros almacenes, y tal como avanza el mundo de la distribución consecuencia del corto ciclo de vida de los productos, no generar stocks de productos obsoletos.

Si el control del stock es tan importante para las empresas del sector de la logística, y muchas de ellas han lanzado hordas de romanos en forma de grandes inversiones para lograr su control, nos deberíamos realizar una pregunta:

¿Por qué no se logra controlar este pequeño reducto de la gestión operativa de la empresa?

A continuación, vamos a señalar algunas de las causas, por las que a nuestro entender, en muchos casos no se consigue este control, intentando dar con los componentes de esa pócima mágica que nos permita vencer de una vez a este parámetro incontrolado.

Empecemos por detallar los 10 errores que habitualmente nos encontramos en el control y gestión de este parámetro, por parte de las empresas de distribución:

1. No se controla con el mismo rigor todos los componentes del activo del balance de la compañía, por ejemplo; la conciliación de cuentas bancarias se realiza de manera continua como poco una vez al mes, pero el control del inventario físico de la empresa se realiza una vez al año por imperativo legal, aunque ya empezamos a evolucionar y muchas empresas comienzan a realizar controles mensuales o incluso continuos. Despues de tomarnos una tila preventiva podriamos ver que porcentaje del activo total esta catalogado como “mercaderías” y una vez recuperados considerar si tenemos un cierto descontrol del activo o no.
2. El indicador de las diferencias de inventario no nos muestra la cruda realidad lo que nos sobra y lo que nos falta entre el inventario físico y el inventario administrativo, sino que nos marca lo que en global para el conjunto de la colección de artículos nos sobra o nos falta.
3. Se controla el nivel de stock en su cifra global, no se hace un control periódico a nivel referencia de lo que nos sobra o falta a nivel artículo, lo cual habitualmente implica que el stock se encuentre descompensado internamente.
4. No se tienen excesivamente en cuenta a la hora de seleccionar proveedores, o realizar negociaciones con los mismos determinados parámetros que tienen una incidencia importante en los stocks, como pueden ser los mínimos de pedido y los acondicionamientos de la mercancía (unidades/caja, por ejemplo).
5.  El ajuste de la gama de artículos que trabaja la empresa no se realiza de manera continua y cuándo se realiza se hace únicamente con criterios comerciales (margen) despreciando, entre otros los aspectos logísticos, que pueden condicionar seriamente la rentabilidad de un producto.
6. No se disponen de herramientas adecuadas que nos permitan mejorar en los controles de todos los movimientos físicos que inciden en el inventario.
7. Existe un lapsus de tiempo entre el movimiento físico y movimiento administrativo de la mercancía, esta diferencia de tiempo entre ambos movimientos genera potencialidad de errores y un descontrol del parámetro de inventario.
8. Los equipos humanos que trabajan en el almacén, no disponen en muchos casos de los niveles de formación adecuada para las tareas que realizan.
9. No se controla el nivel de servicio al cliente de manera detallada, se hace desde una perspectiva puntual con niveles importantes de urgencia en función de solicitudes en pedidos, o global para el conjunto de la empresa.
10. No suele haber unos canales adecuados de comunicación entre el área comercial y el área logística de la empresa, para analizar y solucionar los problemas del inventario.

Para poder mejorar en el control del inventario proponemos un decálogo de actuaciones, que se deberán aplicar en distinto nivel según el tipo de empresa, estas medidas son las siguientes:

• Dé importancia al control de esta parte de su activo, implantando un sistema de inventarios continuos.
• Utilice un indicador de diferencia de inventario que le muestre el desajuste real de su colección de artículos.
• Calcule la diferencia a nivel referencia del Stock administrativo Stock físico.
• Salga positiva o negativa esa diferencia, ponga a todas en situación positiva, y sume las diferencias, (Valores absolutos)
• Divida el resultado obtenido entre el valor total del stock administrativo.
• Este cálculo realícelo en valor económico y en unidades físicas, de cara a ver la importancia desde una perspectiva económica y desde la perspectiva de servicio al cliente
• Realice un análisis mensual del stock de su gama de artículos.
• Analice la situación de roturas y faltas de stock en su gama de artículos (sobre todo en los productos de mayor venta) Lo que evidenciara el potencial de ventas que SE ESTA PERDIENDO.
• Defina una ficha de criterios logísticos a negociar con los proveedores.
• Ajuste de manera continua los artículos de su gama sobre los que mantiene stock.
• Defina un periodo de tiempo en el que si el artículo no tiene ventas, sería conveniente reconsiderar seriamente su permanencia en la coleccion.
• Analice de manera mensual los artículos que se encuentran en esa situación.
• Traspase la información a sus equipos comerciales y defina con ellos una estrategia para la liquidación de los stocks existentes.
• Defina un procedimiento de trabajo para poder seguir manteniendo el servicio al cliente de esos productos sin mantener stock en almacén.
• Dote a su almacén de las herramientas adecuadas para poder controlar de una manera más eficiente el inventario.
• Sistema de Gestión de Almacén: Disponga de una herramienta de software adecuada a la gestión de su almacén que permita que todos los movimientos que se realicen en el mismo vengan marcados por el sistema y no por las personas de su equipo.
• – Dote a su almacén de elementos de lectura con lo que conseguirá
  • Transmisión inmediata.- Se recogen los datos y la propia persona que ha realizado la recolección, realiza la transmisión de datos de una forma directa al ordenador central
  • Información on – line.- En este proceso hay una comunicación directa entre equipos informáticos.
    • Forme de manera continua a los recursos humanos del área logística de su empresa.
    • Establezca un sistema de control del nivel de servicio prestado a los clientes de la empresa. Con él podrá analizar la evolución del servicio al cliente conforme vaya mejorando el control de su inventario.
    • Establezca un sistema de reuniones periódicas que permita coordinar el trabajo y análisis de resultados de todas aquellas áreas sobre las que el inventario tenga incidencia.

Pese a que ponga en marcha estas medidas el inventario es casi imposible controlar al 100%, pero por lo menos podremos hacer que el combate se iguale y que el problema quede reducido a una pequeña diferencia.

Cualquier mejora que pongamos en marcha de cara a controlar el inventario nos va a permitir reducir la Pérdida Desconocida y se va a traducir inmediatamente en incremento del beneficio neto, convirtiéndose así en una nueva vía de ingresos

“TODO LO QUE SUPONGA REDUCCIÓN DE PÉRDIDAS ES PURO BENEFICIO “