Esta máxima del padre de la reingeniería de procesos resume el principal error estratégico de muchas organizaciones actuales: considerar la transformación digital como un proyecto puramente tecnológico, delegando su éxito en el departamento de Sistemas (IT).
Cuando una organización que adquiere o desarrolla una tecnología, que le permite avanzar en la automatización y digitalización de sus procesos, y aísla el desarrollo o la definición de las variables de compra dentro del departamento de IT, se crea una peligrosa desconexión. El departamento de IT comprende a la perfección la arquitectura, las capas de software y la ciberseguridad, pero desconoce la realidad del día a día del funcionamiento de la empresa.
Para entender por qué fracasan los proyectos tecnológicos en la cadena de suministro, primero debemos analizar la desconexión natural entre ambos departamentos:
- El enfoque de IT: Prioriza la seguridad del sistema, la integridad de la base de datos, la homogeneidad del software corporativo y la facilidad de mantenimiento técnico. Su métrica de éxito suele ser el tiempo de actividad y que el sistema no sufra caídas.
- El enfoque de Operaciones: Prioriza la flexibilidad, la velocidad de preparación de pedidos, la capacidad de absorción de picos de demanda y la resiliencia ante imprevistos físicos. Su métrica de éxito es la productividad por hora, la rotación de stock y el nivel de servicio al cliente.
Si IT lidera en solitario, el resultado suele ser un sistema robusto y seguro desde el punto de vista informático, pero sumamente rígido, burocrático e ineficiente en los procesos de la cadena de suministro.
Para mitigar este riesgo, la automatización y la digitalización deben gestionarse bajo un modelo de Gobernanza Mixta. Las responsabilidades deben dividirse con claridad matemática:
- OPERACIONES (Líder Funcional)
- Diseña los flujos físicos y lógicos.
- Define las restricciones y reglas de negocio.
- Propietario de los KPIs de rendimiento.
- IT / SISTEMAS (Habilitador Técnico)
- Garantiza la integración y seguridad (APIs, Ciberseguridad)
- Gestiona la infraestructura de red y servidores.
- Asegura la escalabilidad del sistema.
Los principios de un proceso de digitalización y automatización en una empresa deben ser a mi entender:
- La Operación manda sobre el Software: El diseño funcional y los flujos del almacén deben ser definidos por Operaciones antes de parametrizar el WMS o encargar la robótica. La tecnología se adapta al flujo óptimo, no al revés.
- Propiedad del Dato (Data Ownership): El dato pertenece a Operaciones. IT es el custodio de la base de datos, pero el significado, las reglas de validación y la explotación del dato para la toma de decisiones estratégicas recaen en el equipo de la cadena de suministro.
Antes de dar el visto bueno a cualquier inversión en tecnología operativa, el proceso de implantación debe seguir estrictamente este orden cronológico:
- Simplificar y Depurar el Proceso Analógico ( Reingeniería) .Antes de introducir software o robótica, elimina los cuellos de botella y las tareas que no aportan valor en el flujo físico actual. Si un proceso manual es ineficiente, automatizarlo solo hará que falle más rápido.
- Modelar el Flujo Lógico y Reglas de Negocio (Diseño Operativo).Operaciones debe redactar el cuaderno de cargas funcional. Esto incluye definir los mapas de calor del almacén, las estrategias de ubicación (slotting), los criterios de picking y las ventanas operativas de expedición.
- Integración Técnica y Pruebas de Estrés (Ejecución de IT). Sistemas entra en acción para conectar los entornos (ERP, WMS, TMS) mediante APIs estables. Se realizan pruebas de estrés simulando picos de actividad del mercado para asegurar que el software responde bajo presión.
La automatización y la digitalización son palancas de crecimiento indispensables para la supervivencia de cualquier pyme o gran corporación en el complejo mercado actual. Sin embargo, no debemos olvidar que las herramientas informáticas son meros catalizadores: multiplican la eficiencia de los procesos excelentes, pero también multiplican exponencialmente la destructividad de los procesos deficientes.
La próxima vez que la gran solución que se plantee en tu empresa sea la compra o diseño de una solución tecnológica para la mejora de las operaciones logísticas, parar a pensar un momento y recordar la frase de Michael Hammer.
Aseguraros de que no vais a gastar decenas de miles de euros simplemente en comprar un billete en primera clase hacia el caos automatizado. Limpiar los procesos, dar a los responsables de las operaciones de la empresa un cierto grado de poder para que lideren la tecnología y utilice a IT como el extraordinario aliado que debe ser. Solo entonces la tecnología se convertirá en una verdadera ventaja competitiva.
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