La logística no es TODO, pero esta en TODO

Hoy lunes 20 de julio, Madrid se prepara para recibir a los campeones del mundo. La Selección Española de fútbol llegará a la capital para celebrar la conquista de nuestra segunda estrella, esta celebración en la Plaza de Cibeles y su entorno que todos vamos a disfrutar de una manera importante implica un complejo proceso operativo, dónde la logística de servicios como la logística empresarial se tienen que unir entrelazan para gestionar flujos masivos de personas, recursos y servicios en tiempo real.

 Empiezo por marcar una cifra, se espera que más de 60.000 personas se congreguen entre las 18:00 y las 23:00 horas para festejar con los jugadores. elpais.com

Ante esa cifra tan elevada, empiezo por marcar lo que implica para lo que yo denomino logística de servicios, que distingo de la logística tradicional porque no gestiona productos físicos que puedan almacenarse, sino experiencias que se producen y consumen simultáneamente. En el caso de la celebración en Cibeles, esta disciplina abarca todas las operaciones necesarias para garantizar que los asistentes vivan el evento de forma segura, cómoda y memorable.

Empecemos con los desafíos que representa este evento para la logística de servicios:

• La movilidad urbana. La EMT de Madrid ya ha anunciado que seis líneas de autobús modificarán sus itinerarios en la zona de Cibeles desde el inicio del montaje. x.com Esta decisión no es trivial: implica redirigir no solo los autobuses, sino también coordinar con Metro de Madrid para reforzar frecuencias en estaciones cercanas, establecer zonas de acceso peatonal preferente y diseñar rutas de evacuación en caso de emergencia.

La logística de flujos peatonales requiere un análisis detallado de:

• Puntos de acceso y salida: identificar las calles que canalizarán la entrada y salida de personas para evitar cuellos de botella.
• Capacidad de carga del espacio: determinar cuántas personas pueden ocupar la plaza y sus alrededores de forma segura.
• Tiempos de permanencia: estimar cuánto tiempo pasarán los asistentes en la zona para prever rotaciones.
• Señalización temporal: instalar indicadores claros que orienten a las personas sin generar confusión.
• Servicios de emergencia y seguridad.  Esto incluye puestos de atención médica distribuidos estratégicamente, ambulancias en espera, equipos de bomberos en alerta y un dispositivo policial que combine la vigilancia perimetral con la presencia disuasoria en el interior.

La coordinación entre estos actores es un ejercicio de logística de servicios pura: no se trata de mover mercancías, sino de posicionar recursos humanos y materiales donde puedan responder en segundos. Los protocolos de comunicación deben estar ensayados, los canales de radio asignados y las cadenas de mando definidas con claridad.

• Servicios auxiliares para los asistentesLa experiencia del público también depende de servicios que, aunque secundarios, resultan imprescindibles:
• Instalaciones sanitarias portátiles: su número y ubicación deben calcularse en función del aforo y la duración del evento.
• Puntos de hidratación: especialmente relevantes en julio, cuando las temperaturas pueden ser elevadas.
• Zonas de sombra y descanso: para personas mayores, niños o quienes necesiten pausas.
• Información y atención al ciudadano: personal distribuido por la zona para resolver dudas y asistir a quien lo necesite.

Cada uno de estos servicios tiene su propia cadena logística: aprovisionamiento, transporte, instalación, operación y desmontaje. Todos deben sincronizarse para estar operativos antes de que lleguen los primeros asistentes y retirarse sin entorpecer la limpieza posterior.

Si la logística de servicios se enfoca en la experiencia del público, la logística empresarial aborda la planificación, coordinación y ejecución de todos los procesos operativos que hacen posible el evento desde una perspectiva organizacional y económica. Alguno de los aspectos a tener en cuenta:

• Cadena de suministro del evento. Aunque no hablemos de producción industrial, un evento de esta envergadura tiene su propia cadena de suministro. Los elementos que deben llegar a Cibeles incluyen:
• Estructuras para el escenario: tarimas, sistemas de iluminación, pantallas gigantes, equipos de sonido.
• Vallas y elementos de control de acceso: para delimitar zonas y canalizar flujos.
• Generadores eléctricos: en caso de que la infraestructura permanente no sea suficiente.
• Material de señalización y cartelería.
• Suministros para los puestos de servicios auxiliares.

Cada proveedor debe coordinar sus entregas en ventanas horarias específicas, respetando las restricciones de tráfico que el propio montaje impone. Un retraso en la llegada de las vallas puede dejar zonas sin delimitar; un fallo en el equipo de sonido puede arruinar la experiencia de miles de personas.

• Gestión de proveedores y contratos. Esta es una gestión administrativa que se ha debido realizar de manera previa de cara a la selección de proveedores, negociación de contratos, establecimiento de penalizaciones por incumplimiento y verificación de seguros y coberturas. En un evento público, además, intervienen múltiples administraciones: Ayuntamiento, Comunidad de Madrid, Delegación del Gobierno, federaciones deportivas. La coordinación interinstitucional añade una capa de complejidad que las empresas privadas no suelen enfrentar.
• Trazabilidad y seguimiento en tiempo real. Para la celebración de Cibeles, esto se traduce en:
• Seguimiento de vehículos de transporte: para confirmar que los materiales llegarán a tiempo.
• Control de acceso del personal autorizado: montadores, técnicos, seguridad, servicios médicos.
• Monitorización del estado de las instalaciones: verificar que cada elemento está operativo antes de la apertura al público.

Esta trazabilidad permite detectar incidencias antes de que se conviertan en problemas y reasignar recursos si algo falla.

• Logística inversa y sostenibilidad. Una vez finalice la celebración, comienza la fase de desmontaje y limpieza. La logística inversa —el proceso de retirar, reciclar o reutilizar los materiales empleados— es cada vez más relevante en un contexto de conciencia ambiental creciente. La planificación debe contemplar:
• Recogida de residuos: contenedores suficientes y equipos de limpieza para dejar la zona en condiciones.
• Desmontaje ordenado: retirar las estructuras en el orden correcto para evitar daños y accidentes.
• Reciclaje y reutilización: separar materiales que puedan tener una segunda vida.
• Evaluación posterior: analizar qué funcionó y qué puede mejorarse para futuros eventos.

Desde mi perspectiva logística, lo que hace especialmente interesante la celebración de Cibeles es cómo ambas logísticas —de servicios y empresarial— deben funcionar de forma integrada. No basta con que el escenario esté montado a tiempo si no hay personal de seguridad posicionado; de nada sirve tener ambulancias en espera si las vías de acceso están bloqueadas por vehículos de proveedores.

Esta integración requiere una torre de control, que coordine todas las operaciones, comunicación fluida entre todos los actores y capacidad de adaptación ante imprevistos. Un cambio meteorológico, un retraso en la llegada de la selección o una incidencia de seguridad pueden obligar a replantear todo el dispositivo en cuestión de minutos.

Todos estamos deseando celebrar la segunda estrella, para casi todos será un momento de inmensa alegría, pero no nos olvidemos que para que muchos podamos sentir esa alegría, hay muchas personas que desde hace días están realizando un ejercicio de planificación, coordinación y ejecución que pone a prueba todos los principios de la logística, y otras que en lugar de disfrutar van a estar llevando a cabo todos los procesos opertaivos planificados. Desde la gestión de flujos de personas hasta la cadena de suministro del evento, desde la seguridad hasta la sostenibilidad, cada detalle forma parte de un engranaje que debe funcionar con precisión milimétrica.