Ayer realizamos la formación de nuestros equipos operativos, finalizada la formación debemos iniciar el proceso de implantación, nuestra metodología tiene dos fases de implantación, por las que hay que pasar sucesivamente, y varias etapas que hay que cubrir para cada una de las 5S.

• Área piloto: primeramente se realiza la implantación en un área piloto, de esta forma:
  1. Se aprende la metodología
  2. Se concentran esfuerzos y se asegura el éxito, con lo cual se cuenta con un claro ejemplo de mejora que estimula a la organización.

Para llevar a cabo esta fase hay que elegir un equipo y un «responsable». El responsable será  la persona que ha impartido la formación y se encarga de proporcionar al equipo los medios necesarios.

El éxito de la tarea requiere un fuerte compromiso por parte de la dirección y una dedicación de recursos, principalmente tiempo durante las tres primeras S.

•  Generalización: posteriormente la implantación se extiende de forma progresiva al resto de áreas de la organización.

1.  Dedicación.-  No deben subestimarse los medios personales requeridos para desarrollar un proyecto de 5S. En gran medida, el tiempo a dedicar por los participantes en el proyecto dependerá de la situación de partida de la organización o empresa y del nivel de profundidad que se persiga en su ejecución.
2. También influirá la intensidad con que se planifique el proyecto, es decir, la duración prevista para su ejecución.

Todos los niveles de la empresa deberán tomar parte en la metodología de implantación si queremos llegar al éxito:

• La dirección.-  Es la máxima responsable del Programa. Se necesita un firme convencimiento por su parte sobre la importancia de la Organización, el Orden y la Limpieza. El máximo responsable de la organización y su equipo directivo han de desempeñar un papel activo en el proceso, especialmente en las primeras experiencias de implantación. Sus funciones consisten en:
  • Liderar el Programa 5 S.
  • Mantener un compromiso activo.
  • Promover la participación de todos los implicados.
  • Dar seguimiento al programa.

Una vez seleccionada el área de intervención, la Dirección debe designar a los miembros del equipo de proyecto que se encargará de llevar a cabo la implantación.

Este equipo estará integrado por un responsable y cinco ó seis personas que estén estrechamente relacionadas con el área seleccionada.

•  El responsable.- Es la persona que va a coordinar el proyecto, guiando al equipo en la implantación de la metodología. Dado el contenido de su intervención, tendrá una dedicación personal intensa durante el desarrollo del proyecto. Como líder del equipo sus funciones son:

1.  Formar a los miembros del equipo de proyecto en la metodología 5S.
2. Ayudar a la Dirección en la planificación del proceso global de implantación de las 5S.
3. Asegurar la disponibilidad de los medios logísticos necesarios, la eficacia de las reuniones y cualquier otra actividad de grupo.
4. Coordinar la ejecución de tareas y revisar el ritmo de ejecución.
5. Aportar orientación y guía al equipo, actuando como un consultor interno.
6. Velar por el seguimiento riguroso de la metodología.
7. Informar a la Dirección sobre la evolución del proyecto.
8. Asegurar la permanente actualización de los indicadores en el Panel 5S.
9. Velar por el mantenimiento y mejora de la situación alcanzada tras la implantación.
10. Transferir la experiencia a otras áreas, guiando el proceso de extensión de la metodología y canalizando el conocimiento sobre 5S en la empresa.

• El resto de miembros del equipo.- Deben ser cinco o seis personas que trabajen en el área donde se van a implantar las 5S. Por ejemplo, el equipo lo puede formar:
  • El jefe de área.
  • Un encargado o mando intermedio.
  • Uno o dos Operarios / Empleados.
  • Un miembro de Mantenimiento, si el proyecto se desarrolla en Taller.

Sus funciones son:

1. Conocer los conceptos y metodología 5S.
2. Programar la ejecución de cada fase del proyecto.
3. Ayudar al facilitador en la formación del resto del personal del área de trabajo.
4. Reunir información y analizar en equipo la situación actual.
5. Proponer ideas de mejora y decidir en grupo las soluciones a implantar.
6. Establecer los planes de acción y ejecutar las acciones acordadas en cada fase del proceso de implantación.
7. Efectuar el seguimiento y analizar los indicadores del panel 5S.
8. Proponer acciones correctoras ante las desviaciones o evoluciones negativas del nivel de Organización, Orden y Limpieza.

Cada una de la 5S se desarrolla e implanta a través de una serie de etapas. Esta serie es la misma para cada una de las 5S:

• Se comienza con unas sesiones de formación que resultan absolutamente necesarias para comprender la finalidad de lo que se va a hacer, motivar al equipo, definir nuevos conceptos, etc.
• A continuación se visita de forma activa y estructurada el lugar de trabajo para comprobar la necesidad de mejora en la fase que se esté llevando a cabo, hablando de hechos y «tocando» aquello que estamos sometiendo a 5S. Se rellenan plantillas, se toman fotografías y se realizan actividades de ejecución física.
• La siguiente etapa es una actividad creativa y resolutiva en la que se toman decisiones y se formulan acciones para corregir las situaciones problemáticas identificadas durante la visita al área de trabajo.

Hacia el final de todo el proceso, se emprenden acciones para reforzar la situación conseguida tras las mejoras implantadas, actuando sobre las causas de los problemas para evitar su repetición y documentando la forma de proceder.