Hoy en día todavía, en muchos países y en muchos sectores nos encontramos que no se encuentra extendida la codificación con barras, para poder trabajar en la mejora e integración de la logística en la empresa, para aquellos que os encontráis en esa situación os dejamos los 10 pasos que Aecoc recomienda que se deben acometer en su página web

• Obtener el “Prefijo GS1 de empresa”. Antes de que una empresa pueda empezar a etiquetar sus productos con códigos de barras, es necesario crear una base de datos con los códigos numéricos de producto que van a ser simbolizados e impresos en barras. Para ello, el primer paso es obtener un Prefijo GS1 de empresa.

Este prefijo está formado por una secuencia de entre 7 y 10 dígitos que sirve para identificar de forma única y exclusiva al propietario de la marca y que debe figurar siempre al principio de cualquier código de producto.

Esta exclusividad que caracteriza al Prefijo GS1 de empresa asegura a los fabricantes y a sus clientes que no se van a producir colisiones ni coincidencias de códigos en el mercado y, por lo tanto, que los productos van a ser comercializados con las máximas garantías.

Para obtener un prefijo GS1 de empresa exclusivo a nivel mundial, las empresas tienen que pasar a formar parte del colectivo de usuarios de códigos de barras que son socios de AECOC, única organización en España capacitada para asignar estos prefijos y otorgar los derechos de utilización del estándar de codificación y simbología de GS1 a las empresas.

Para finalizar, conviene saber que el Prefijo GS1 de empresa también sirve para identificar el perfil de los interlocutores comerciales que intervienen a la hora de enviar y recibir pedidos, albaranes, facturas y cualquier otro tipo de documento electrónico vía EDI (Electronic Data Interchange) entre proveedores y clientes.

• Identificar cada producto. Una vez adquirido el prefijo GS1 de empresa, la organización ya está lista para empezar a identificar uno a uno todos sus productos.
  El proceso es simple. Empezando por el “0” se deben asignar códigos numéricos secuenciales a cada producto del catálogo de acuerdo con la normativa de cambio de código. Al final de este proceso, el conjunto de dígitos formado por el prefijo GS1 de empresa y el código de cada producto del catálogo debe tener un total de 12 posiciones. De este modo, si el prefijo GS1 de empresa tiene 7 dígitos, la organización podrá disponer de un rango de 5 posiciones que permitirá codificar hasta 100.000 productos diferentes (desde el 00000 hasta el 99999). Del mismo modo, si el prefijo GS1 de empresa tiene 10 dígitos, la organización podrá disponer de un rango de 2 posiciones que permitirá codificar hasta 100 productos diferentes (desde el 00 hasta el 99).
  Identificar los puntos de lectura. Las especificaciones que debe cumplir un código (símbolo, dimensiones, ubicación,  color…) para que pueda ser leído sin dificultades dependen del entorno en el cual se van a efectuar las lecturas. Hoy en día, existen 4 entornos de trabajo claramente diferenciados:
  •  Lectura en punto de venta
  •  Lectura en almacén
  •  Lectura en punto de venta y almacén
  • Lectura en entornos especiales (ej. Hospitales).

Si se conoce dónde se escaneará el código se pueden establecer las especificaciones exactas para su producción (ver siguientes pasos).

• Seleccionar el tipo símbolo. Seleccionar el símbolo correcto es fundamental para alcanzar el éxito del proyecto y por lo tanto conviene tener muy presente los siguientes aspectos:
  • Siempre que el código tenga que ser leído en el punto de venta y éste no deba incluir de forma adicional información con las características variables del producto (lote, fecha de caducidad, número de serie…), el símbolo a utilizar será un GTIN-13 siendo el caso más habitual
  • Como excepción al caso anterior, si el sustrato sobre el cual se va a adherir el código está fabricado de un material rugoso tipo caja de cartón, el símbolo a utilizar será un GTIN-14
  •  Siempre que sea necesario que un código incorpore de forma adicional información con las características variables del producto (lote, fecha de caducidad, número de serie…) el símbolo a utilizar será un GS1-128 (si la lectura se va a producir exclusivamente en entorno almacén) o un GS1 DataBar (si va a tener que realizar alguna lectura en el punto de venta)
  • En casos muy especiales como en el del ámbito hospitalario puede ser necesario el uso del símbolo GS1 DataMatrix cuyas funcionalidades son muy similares a las del DataBar
  • Seleccionar las dimensiones del código. Uno de los factores que contribuye a determinar las dimensiones del código es el tipo de símbolo con el que se está trabajando. Cada tipo de símbolo tiene la posibilidad de adoptar un determinado tamaño u otro para poder adaptarse a las necesidades de cada situación. No obstante, las dimensiones de un GS1-128 suelen ser las mayores de todas y las del GS1 DataBar y GS1 DataMatrix las menores.

En cualquier caso, también hay que tener en cuenta que el tamaño del símbolo se ve afectado por otros aspectos como son: el espacio disponible para su ubicación, las limitaciones de los sistemas de impresión y el entorno en el que el símbolo se va a leer. A modo de ejemplo, en un entorno almacén las distancias de lectura suelen más grandes y, por lo tanto, el símbolo debe tener mayores dimensiones para poder ser leído correctamente.

• Seleccionar el color del código. La combinación óptima para la lectura del símbolo es la resultante de utilizar el color negro para las barras del código y el color blanco para el fondo. No obstante, también es posible utilizar otra combinación de colores, para lo cual es necesario asegurarse previamente de que ambos colores son compatibles entre sí a través de la aplicación del cálculo de Pantone. 
• Seleccionar la localización del código. Cuando se habla sobre la localización del código en el producto se hace referencia a la ubicación de éste en el envase. Por lo tanto, es lógico pensar que a la hora de ubicar un símbolo es necesario tener en cuenta, no sólo el proceso de envase y embalaje, sino también el de lectura a lo largo de toda la cadena de suministro hasta el consumidor final. No obstante, se deberá poder garantizar la lectura del símbolo en aquellos casos en los que sea necesaria la identificación del producto para poder someter a éste a los correspondientes procesos de reciclado o a para incorporarlo de nuevo a la cadena (ej. material quirúrgico tras ser sometido a esterilización).

Por este motivo y para evitar incidencias, no se debe tapar, dañar o ubicar el símbolo en zonas angulosas del producto que impidan su lectura.

• Disponer de un software de generación de símbolos. Como es lógico, antes de poder imprimir los códigos de barras es necesario crear previamente en el sistema informático el dibujo de los símbolos en formato digital. Para ello, se deberán cargar en una aplicación o software de generación de símbolos los códigos numéricos que se han ido construyendo en el paso 2 de este documento. En la actualidad, los sistemas informáticos de algunas empresas ya tienen incorporado este software, motivo por el cual, lo más recomendable es ponerse en contacto con el proveedor de tecnología de la propia organización.

Como medida de seguridad, los números del código de barras deberán figurar debajo del símbolo en formato humanamente legible. De esta manera, en aquellas situaciones en las que el símbolo no pueda ser leído por cualquier circunstancia (ej. código de barras dañado) se podrá introducir manualmente los dígitos que componen dicho código.

• Disponer de un sistema de impresión. Determinar el sistema de impresión de los códigos de barras es un aspecto de notable importancia a la hora de llevar a cabo este proyecto.
  En este sentido, para pequeños volúmenes de impresión de etiquetas suele ser suficiente con disponer de una impresora láser o de una impresora térmica.
  Por el contrario, para grandes volúmenes de impresión de etiquetas lo más aconsejable es adquirir alguna de las soluciones que ofrecen los proveedores de tecnología especializados en este campo.
• Definir un plan de calidad. Para finalizar, es aconsejable definir un plan de calidad para garantizar a lo largo de los años la lectura del código de barras en cualquier parte de la cadena de suministro. Las normas que regulan la calidad de los códigos de barras del Sistema GS1 están recogidas en el estándar ISO.