Para un adecuado funcionamiento de nuestros productos tanto en los procesos operativos internos como en nuestras relaciones con los clientes debemos:

• Crear una referencia interna. No importa su longitud, ni si es alfanumérica. El aspecto mas importante es que sea clara para el funcionamiento interno de la empresa. Este proceso de codificación se debe realizar desde una perspectiva comercial o de mercado para ello se establecerán aquellas agrupaciones que se consideren adecuadas para un adecuado análisis de nuestra acción de Marketing o comercial, lo criterios de agrupación más utilizados en las empresas son:
  • FAMILIA/Subfamilia
  • Categoría

• Realizar una descripción del producto.Esta descripción del producto debe permitir:
  • Un conocimiento adecuado del producto por parte del personal que realiza tareas operativas en la empresa tanto administrativas como de manipulación.
  • Poder establecer comunicaciones adecuadas con nuestros clientes.
• Esta descripción se convertirá en un factor de gran importancia cuándo los procesos operativos se realicen en papel y de forma manual.
• Codificar todos los artículos de la empresa mediante una codificación de barras estandarizada para nuestro sector de actividad, como puede ser la GTIN. Para un adecuado funcionamiento del global de la cadena de suministro deberíamos codificar:
  • Unidad de consumo.
  • (Por ejemplo Cajas).
  • Unidad de transporte
• En la actualidad se convierte en un factor de suma importancia, para todas las empresas que trabajan en la cadena de suministro, la utilización de los códigos de barras por las siguientes razones:
  • El elevado número de referencias que se trabajan, existiendo entre un gran número de ellas escasas diferencias
  • Optimizar los procesos de manipulación, pues disminuiría la dependencia del personal operativo
  • Mejorar el control en todos los procesos operativos, influyendo con ello de una manera positiva en el control de inventarios
  • Conseguir una herramienta que nos permitiese avanzar en un proceso de automatización, y puesta en marcha de nuevas herramientas informáticas
  • Intentar conseguir un funcionamiento en tiempo real en todos los procesos de manipulación.

• Las funciones que tienen asignadas los códigos de barra son las siguientes:
  • CODIFICACION.- Debe estar hecha para que no haya ninguna confusión de un producto con otro. Este código es inmutable de tal manera que 1 código refleja solo un producto, y 1 producto solo puede tener un código.
  • SIMBOLIZACIÓN.- Cuando tengo un código tengo que encontrar la forma simbólica y/o gráfica de representarlo, para que yo pueda leer y pueda identificar completamente ese producto por ese código, de forma automática y sin la necesidad que las personas que trabajan en cualquier punto de la cadena de suministro necesiten conocer todos los productos que se mueven a través de la misma.

• Beneficios comunes para el fabricante, mayorista y detallista, por la utilización de los códigos de barra a través de la cadena de suministro son los siguientes:
  • Utilización de una codificación común entre los interlocutores.
  • Captura de datos rápida y eficaz.
  • Gestión inmediata de la información.
  • Reducción de stocks.
  • Aumento del nivel de servicio a los clientes.
  • Posibilidad de automatizar el almacén y mejorar el control sobre el almacenaje y la distribución.
  • Reducción de errores en el reconocimiento del producto.

• Beneficios adicionales:
  • Para el fabricante
    • Utilización de una codificación común con los clientes.
    • Mejora en la planificación de la producción.
    • Integración del sistema informático interno con el código EAN en materiales, productos semielaborados y productos terminados.
    • Mejora de la información de la evolución del mercado (control de promociones, campañas, ofertas, etc.).
  • Para el Mayorista y Detallista
    • Gestión artículo por artículo.
    • Mejora en la gestión de aprovisionamiento.
    • Información directa de la evolución diaria.
    • Ahorro de tiempo en tareas de cobro y etiquetado, así como eliminación de errores en caja.
    • Captura de datos de venta de forma rápida y segura.
  • Para el Consumidor
    • Oferta más ajustada a la demanda.
    • Reducción de errores de tecleo y marcaje, así como información con ticket pormenorizado.
    • Rapidez en el paso por caja.
• Existe una gran diversidad de estos códigos y, de manera general, suelen constar de dos partes: La parte correspondiente al código, diseñada para ser leída por máquinas, y la parte correspondiente a la información codificada.  Esta información codificada puede ir impresa para facilitar la lectura humana, o no, puede ser numérica, alfanumérica o ASCII, y de longitud fija o variable con muy diferentes cantidades de caracteres, según el tipo de código.
• Existen varios tipos de clasificaciones atendiendo a todas estas variables. Una de las más utilizada será realizada en función de la tecnología de escaneado necesaria para leerlos, pudiendo ser:
  • De escaneado lineal: los datos se leen con el escaneado simple del símbolo.
  • De escaneado por líneas superpuestas: se necesitan varios escaneados por cada una de las líneas que componen el símbolo.
  • De escaneado por imagen: los datos se leen descodificando una imagen de matriz de símbolo.
• Aunque los códigos de barras son imágenes gráficas de dos dimensiones, sin embargo los códigos de barras de escaneado lineal se denominan mono-dimensionales, mientras que los otros grupos se denominan bidimensionales.
• El tipo de código a elegir es básico para que el sistema de identificación sea eficaz. En algunos casos éste vendrá impuesto por normas internacionales, como ocurre en el caso de productos de Gran Consumo. Deberemos usar obligatoriamente elEAN(en Europa) regulados por EAN (European Article Numbering) y AECOC (Asociación Española para la Codificación Comercial) en España. En otros casos dependerá de lo que se necesita codificar y el espacio disponible, así como el sistema adecuado para la impresión y lectura.
• Sintetizaremos a continuación algunos de los CB más utilizados, haciendo referencia a sus características principales.
  • EANcon dos versiones disponibles el EAN8 con 8 caracteres y el EAN13 con trece caracteres. Utilizado para artículos de gran consumo, especialmente en la Gran Distribución. Es totalmente compatible con el UPC(Universal Product Code) norteamericano.
  • Code 128 utilizado especialmente en logística. También regulado por EAN
  • 2/5 Interleavedo ITF. Conteniendo hasta 32 caracteres pero sólo de tipo numérico, está muy difundido en entornos industriales y comerciales. Cumple con las normas ANSI norteamericanas.
  • Código 39. Desarrollado por Intermec, puede contener información alfanumérica. Dada su alta densidad se utiliza en un sinfín de sectores. Cumple con las normas MIL-STD – 1189 y ANSI MH.
  • PDF417. Es uno de los códigos de escaneado por imagen o bidimensional. Muy utilizado a nivel mundial, puede almacenar hasta 250 números.
  • Data Matrixy Maxicode. Ambos de tipo matricial. El primero puede contener hasta 3000 caracteres. El segundo fue desarrollado específicamente por UPS en 1989 para la clasificación e identificación rápida de paquetes.

El futuro de codificación del producto en la cadena de suministro va a venir marcado por la RFID(Radio Frequency Identification), esta es una tecnología de identificación que recurre a una señal de radio frecuencia como medio de diálogo entre el objeto a identificar y el dispositivo de identificación. El sistema RFID se compone de los siguientes elementos:

• Transpondedor, tag o tarjeta. Será el dispositivo que contiene los datos.
• El lector. Será el encargado de leer los datos. Compuesto, a su vez, por diferentes módulos. El módulo de RF, el módulo de codificación/decodificación y los módulos encargados de las comunicaciones con el sistema. A estos deberemos añadir las antenas de comunicación.

Las etiquetas de RFID, pueden ser de los siguientes tipos:

• Sólo lectura. El código contenido es único y se codifica en la producción del transponder. Es el más común.
• Lectura y escritura. La información contenida puede ser variada dinámicamente desde el lector. Se suelen dejar unos dígitos bloqueados desde fábrica que pueden identificar el propietario de dicho transponder.
• Anticolisión. Son los de más avanzada tecnología. Pueden ser identificados simultáneamente por el lector; es decir el lector leerá la información contenida en varios tags que estén simultáneamente en su radio de acción.

Se están generando una serie de etiquetas denominadas Smart Labelsque combinan una etiqueta de código de barras realizada por sistemas de transferencia térmica  y un transpondedor colocado en su parte posterior. Así podremos identificar un determinado producto con ambas tecnologías, de manera simultánea,  para poder compatibilizar las tecnologías utilizadas por diferentes usuarios. Un ejemplo de estas Smart Labels son los etiquetados de equipajes que se están poniendo en marcha en algunos aeropuertos como sistemas de pruebas, también se podrá utilizar para la identificación de paquetes de correos (ya utilizado en la actualidad para medir la calidad) y una gran diversidad de aplicaciones logísticas.

la tecnología rfid será la solución a la identificación automática cuando podamos disponer de la tecnología de manera económica y se resuelvan algunas de sus limitaciones. para ello existe un comité internacional formado por organismos oficiales y empresas fabricantes trabajando durante estos últimos años para definir y normalizar, entre otras cosas, la frecuencia de funcionamiento, potencia de emisión y la codificación.

Todos los participantes en los organismos reguladores y normalizadotes están de acuerdo en la necesidad de su utilización desde origen; es decir, desde el propio fabricante. Lo mismo ocurrió con los códigos de barras en un principio y al final son los fabricantes quienes tienen un mayor índice de crecimiento en su utilización a nivel interno.